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面接の辞退や当日のドタキャンにお悩みの方は多いのではないでしょうか。

選考辞退をされてしまうと、そこまでのプロセスが無駄になってしまうので、人事担当者としては避けたいところです。

面接辞退をされてしまうと、これまで行なってきた選考が全て水の泡になってしまいます。

この採用担当を困らせる「面接辞退」も企業側でしっかりと対策をすることで、ある程度の面接辞退は防げるようになるかもしれません。

今回は、面接辞退の実態やその理由や、どのように対策すれば防げるのかについて解説していきます。

面接辞退の実態とは？

面接を辞退される、当日になってドタキャンされるといったことはどの企業様でも経験があると思います。

以下が、面接辞退の経験があるかどうか、そして何社辞退したのかを調査した結果です。

面接辞退を防ぐ！面接を辞退・ドタキャンする理由とその対策をご紹介 | 採用・選考 | 人事ノウハウ | 人事バンク (jinjibank.jp)

上記のデータによると、まず転職者の約半数が面接辞退の経験があります。

さらにその中でも、約半数が複数社の面接を辞退している事が分かります。

特に9%もの人が6社以上の面接を辞退していると回答していることから、面接を辞退することに対する意識の低さが表れています。

辞退のタイミングとして最も多いのが、書類選考を通って面接の連絡が来てから面接前日までとなっています。

そしてさらに面接当日に面接を辞退、つまりドタキャンをしている人が約14%もいるのです。

事前の面接辞退でさえ企業の採用担当者は多大な迷惑を被りますが、ドタキャンとなると被害は大いにあります。

面接辞退に対してどのような被害が起こるのか説明していきます。

面接辞退で引き起るデメリットとは

採用対象の人材が減ってしまう

単純に応募者が減ってしまうので、採用候補が減ってしまいます。

また、応募数で目標を決めていた場合、再度応募者を集め直さなくてはいけなくなってしまいます。

たとえ10人、20人と応募者が増えたとしても、1人、2人と面接辞退者が増えれば、採用できそうな人が減ってしまい、求人自体の成功率は下がってしまいます。

最低数名採用できそうな見込み相次ぐ面接辞退に戦々恐々。そんな経験をしたことがある人事担当者は多いかもしれません。

採用コストが上がってしまう

再度募集をかけることになれば求人広告費が、面接の準備をしていればその準備にかかった人件費が無駄になってしまいます。

採用にかかるコストとしては、以下になります。

・求人広告費、メディア出稿費

・対応した人事の人件費（工数）

・面接をお願いした面接官（社長・役員他）の人件費（工数）など

1人の社員を採用する上では、広告費はもちろん、人件費（工数）など、採用コストがかかってしまうもの。

また辞退により採用が一人もできなかった場合は、募集にかけたコストはすべて無駄になってしまいます。

内定辞退を防ぐ事によって、この採用コストの無駄を省く事が出来ます。

面接辞退を主な理由とは

面接を辞退する理由は人によって様々ですが、主な理由を説明していきます。

その辞退する多くの人が挙げる辞退理由を知ることで、減らす方法・対策が見えてきます。

仕事内容・条件が希望と違った

面接や説明会で話をするうち、仕事内容や条件が希望と違うことに気づいて面接を辞退する人がいます。

限られたスペースの求人票で全てを説明するのは難しいので、これはある程度は仕方のないことと言えるでしょう。

また、入社後にミスマッチが理由で早期退職されてしまうよりは、面接途中で辞退してもらった方が良いという考えもあります。

他社から内定が出た

複数の会社の選考を受けている求職者は、他社から先に内定が出たために辞退する場合もあります。

この場合の対策は、面接時に他社の選考状況を尋ねたり、なるべく選考フローをコンパクトにしたりすること。

特に、ポテンシャルの高い人材は他社から見ても魅力的なので、早めに確保するようにしましょう。

企業の対応が悪かった

面接時の対応の悪さが、次回の面接辞退の原因になってしまう場合もあります。

会社が面接で人材を見極めているのと同時に、求職者側も会社を見ているのを忘れてはいけません。

面接官の教育をはじめ、受付の対応、すれ違う社員の挨拶など、求職者への対応を周知して会社のイメージを維持しましょう。

面接・選考の連絡が遅かった

先にも触れましたが、他の会社と並行して選考を受けている求職者は多いです。

特に経済的に余裕がない場合、仕事内容や志望度よりも、早く働き始められるということを優先したい人も。

ですから、選考をスピーディーに行うのはとても大事です。

結果が決まったらすぐに連絡を入れるのはもちろん、連絡は期限を決め、必ず守るようにしましょう。

企業の評判が良くなかった

選考がある程度進んでから、インターネットなどで事前に企業のリサーチをする求職者もいます。

掲示板や会社の評価サイトにひどい書き込みがあれば、面接をドタキャンしたくなる気持ちも頷けますね。

会社側としては、根拠のない書き込みの削除申請や、そもそも悪い評判が出ないように労働環境を改善するなどの対策ができます。

面接辞退を減らすためにできること

それでは、選考辞退を防ぐためにはどんな対策が有効なのか、具体的に知っていきましょう。

丁寧にコミュニケーションをとる

面接の自体を引き起こさせない場合には、面接者と採用担当者は丁寧な対応をして、しっかりコミュニケーションを取るように心がけましょう。

面接者とコミュニケーションを取って、親睦を深める事によって面接辞退を事前に食い止める事が出来るかもしれません。

採用基準を見直す

まず、そもそもの採用基準を見直すのが、根本的な選考辞退の対策になります。

ポテンシャルが高い人材や需要が高い資格を持つ人材は、他の会社でも簡単に仕事に就くことができるため、選考辞退のハードルが低いのです。

用意するポストや仕事内容に不釣り合いなほど優秀な人材を採用しても持て余してしまいますし、選考辞退のリスクも高くなります。

一度、募集するポストに必要なスキルを見直して、採用基準を下げてみると選考辞退を減らせるでしょう。

応募へのお礼・日程調整メールを改善する

応募へのお礼や日程調整メールは、いわば求職者に対する最初の挨拶と同じです。

その内容が横柄だったり一方的だったりすると、「やっぱり行きたくない」と辞退されてしまいかねません。

また、応募者全員に同じ内容をコピペして送っている場合、機械的な対応だと感じて返信すらしてもらえないケースもあります。

面接者に対してこの企業で働いてみたい！と思わせるような対応をしましょう。

選考のスピードを上げる

選考のスピードを上げるのは、ポテンシャルの高い人材を確保するために有効です。

他社より早く選考を済ませて内定を出せれば、魅力的な人材を他社に横取りされることがありません。

また早く働き始めたい求職者にとってもメリットになるので、選考フローはコンパクトにするに越したことはないのです。

こまめに連絡をとる

面接と面接の間が空いたり、内定から入社まで時間があると、その間に他社の選考を受けたり、不安になって辞退してしまう人もいます。

確保したい応募者には、こまめに連絡を取るのが大事。

事前研修を行なったり近況を尋ねたりしながら、「会社はあなたを必要としている」ということを伝えられるようにしましょう。

まとめ

今回は面接辞退に関する事について説明しました。

面接者を確保する事は採用担当にとって非常に重要な業務となります。

企業の利益に繋げる為にも、面接者を守る為に注意しながら採用活動を進めていきましょう。