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特定技能制度を活用して外国人材を受け入れる際、企業や登録支援機関にとって避けて通れないのが「支援計画書」の作成です。

これは単なる形式的な書類ではなく、外国人が日本で安心して働き、生活できるようサポート体制を明確に示す重要な文書です。

特に、1号特定技能外国人を受け入れる企業には、9つの義務的支援項目の実施が法律で定められており、その内容を計画書に具体的かつ適切に記載することが求められます。

作成時の記載ミスや曖昧な表現があると、在留資格申請が不許可となる可能性や、監査時の指摘対象となるリスクもあるため、実務担当者にとって正確な理解と運用が不可欠です。

この記事では、支援計画書の役割や制度的背景の解説から始め、9つの支援項目について記載例や実務上の注意点とともに徹底解説します。

また、支援計画を“単なる義務”にとどめず、“企業の信頼性や定着率向上につながる戦略的施策”として活かす視点にも触れ、他社と差別化できる支援のあり方を紹介します。

これから特定技能の受け入れを検討する企業や、支援計画書をこれから作成する登録支援機関の担当者にとって、実践的に役立つ内容を網羅しました。ぜひ最後までご覧ください。

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特定技能 支援計画書とは何か？目的と背景を理解する

外国人材の受け入れ制度として注目されている「特定技能制度」

その運用において不可欠な書類のひとつが「支援計画書」です。

これは、受け入れ企業または登録支援機関が、外国人材に対してどのような支援を行うのかを具体的に明記したもの。

単なる書類上の義務ではなく、外国人が安心して日本で働き、定着するための支援体制を形にしたものです。

まずはその制度的な背景と支援の種類、注意すべき点を整理しておきましょう。

支援計画書が求められる制度的背景

2019年に創設された特定技能制度は、深刻な人手不足を抱える産業分野において、即戦力となる外国人材の受け入れを可能にするための新たな在留資格制度です。

特定技能1号の在留資格で来日する外国人の多くは、日本での生活や労働経験が乏しいことが多く、円滑に社会に適応できるよう、企業や支援機関によるサポートが制度上義務付けられています。

この背景から、特定技能1号外国人を受け入れる際には、9つの支援項目を網羅した「支援計画書」を作成し、出入国在留管理庁への提出が必須となっています。

支援計画書は在留資格の審査に直結するため、形式的な記載ではなく、実効性と継続性のある計画として整える必要があります。

1号特定技能外国人に対する義務的支援とは

支援計画書には、特定技能1号外国人の受け入れに際して実施しなければならない「義務的支援」の内容をすべて網羅することが求められます。

主な支援項目は以下の通りです。

• 事前ガイダンスの実施
  
  
• 出入国時の送迎
  
  
• 住居確保と生活インフラ整備
  
  
• 生活オリエンテーションの実施
  
  
• 日本語学習の機会提供
  
  
• 相談・苦情への対応
  
  
• 日本人との交流促進
  
  
• 転職支援
  
  
• 定期的な面談と行政通報対応

これらは、単に「行うこと」が義務ではなく、「きちんと支援計画書に記載し、かつ実際に実行していること」が求められます。

任意支援との違いと注意点

制度上の支援は義務的支援だけではありません。

任意的支援として、気候に合った服装や生活用品の案内、持参物の説明、日常生活に必要な情報提供など、外国人がスムーズに生活をスタートできるような配慮も推奨されています。

これらは法律上の義務ではないものの、受け入れ側の“姿勢”として評価される要素にもなり得ます。

しかし任意支援についても、「あくまで“任意”だからといって曖昧に済ませる」とトラブルにつながる恐れがあります。

とくに文化の違いによる誤解や生活上のストレスが蓄積すると、早期離職や定着不良につながりかねません。

可能な範囲での丁寧な対応と、文書化された支援体制の整備が理想です。

◆制度理解が“信頼される受け入れ企業”への第一歩

支援計画書は、単なる申請書類ではなく、外国人材が安心して働き続けるための「約束の可視化」です。
制度の背景と義務支援・任意支援の違いを正しく理解し、内容の充実した計画を整えることが、採用後の信頼構築や定着率向上にもつながります。
まずは制度の全体像と支援の意義を理解することから始めましょう。

支援計画書の作成方法と提出手続き

特定技能1号の外国人を受け入れる企業や登録支援機関は、「支援計画書」の作成と提出が法的に義務付けられています。

これは単なる形式的な書類ではなく、外国人が日本社会に適応し、安心して働ける環境を整備するための支援内容を明記する重要なものです。

本セクションでは、支援計画書の入手方法や作成時の注意点、提出のタイミングと在留資格申請との関係について解説します。

書類の入手先と基本フォーマット

支援計画書のフォーマットは、出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロード可能です。

Word形式のテンプレートが公開されており、使用する際は最新版かどうかを必ず確認しましょう。

様式には、9項目の義務的支援内容が網羅されており、それぞれに対応する支援方法・体制・実施スケジュールなどを具体的に記載する必要があります。

記載にあたっては、「日本語がわからない外国人にもわかりやすく支援が行われる体制か」「継続的に実施できる現実的な内容か」といった視点が重要です。

形式だけを整えても、実効性が認められなければ、審査で不備扱いとなる可能性もあるため注意が必要です。

登録支援機関に委託する場合との記入項目の違い

企業が自社で支援を行う「自己支援」と、登録支援機関に委託する「外部委託支援」では、支援計画書の内容にも違いがあります。

特に重要なのは、誰がどの支援項目を実施するのか明確にすることです。

外部委託する場合は、登録支援機関名・支援契約の有無・連絡体制などを計画書内に明記する必要があります。

また、支援機関が対応する項目と、企業側が直接対応する項目を分けて記載することで、責任の所在がはっきりし、審査でも高評価につながります。

委託内容が不明瞭な場合、却下や修正を求められるリスクもあるため、役割分担を明確にすることが不可欠です。

提出時期と関連手続き（在留資格申請との関係）

支援計画書は、在留資格「特定技能1号」の認定申請書類の一部として提出されます。

そのため、原則として在留資格申請の段階で同時に提出する必要があります。

計画書の提出が遅れたり、内容に不備があったりすると、在留資格の審査そのものが進まない可能性があるため、事前準備が極めて重要です。

また、提出先は地方出入国在留管理局で、申請者（企業または支援機関）自身が直接持参するか、行政書士などを通じて郵送・代理申請するケースもあります。

提出後は、入管側から追加説明や修正を求められることもあるため、常に原本と控えを用意しておくと安心です。

◆事前準備と分担明確化がスムーズな審査の鍵

支援計画書は、制度理解だけでなく、実務との整合性を意識した丁寧な作成が求められます。
特に提出のタイミングや委託時の記載方法など、見落としやすいポイントが多いため、事前準備と役割分担の明確化が成功の鍵となります。
外国人材との信頼構築を第一に考え、実効性ある支援計画を整えましょう。

支援内容①｜事前ガイダンスの提供

特定技能1号外国人を受け入れる際、最初に行うべき支援のひとつが「事前ガイダンス」です。

これは、来日前または就労前に日本での生活や労働に関する基本事項を説明する義務的支援として定められており、支援計画書でも明確に記載する必要があります。

ガイダンスの質や実施方法は、受け入れ企業や登録支援機関の責任意識が問われる重要ポイントでもあります。

以下で、支援計画書における記載の仕方や実施時の注意点を詳しく解説します。

支援計画書に記載すべき内容とポイント

事前ガイダンスに関する記載では、「実施タイミング・実施者・内容の詳細」が明確であることが求められます。

たとえば、出国前または入国直後にどのような形で実施するのか、対面かオンラインか、誰が説明を行うのかを具体的に記述しましょう。

内容面では、以下のような項目を必ず盛り込む必要があります。

• 労働条件（勤務時間・賃金・休日など）
  
  
• 生活ルール（住居、交通ルール、ゴミ出しの方法など）
  
  
• 緊急時の対応（病気・事故・災害時の連絡体制）

加えて、計画書には「説明の所要時間」「配布資料の有無」「通訳の有無」なども記載し、審査時に支援体制の実効性を示すことが重要です。

対象外国人が理解可能な言語で行うための配慮

事前ガイダンスで最も重視すべきなのが、外国人本人が内容を「正確に理解できる状態」で受けられることです。

そのため、使用言語には十分な配慮が必要です。

支援計画書では、「対象外国人の母語または理解可能な言語を使用する」ことを原則とし、必要に応じて通訳者の配置や多言語資料の配布を行う旨を明記しましょう。

たとえば、ベトナム人ならベトナム語での資料提供、日本語がある程度理解できるなら平易な日本語と図解を併用するなど、相手の言語能力に応じた対応が求められます。

オンラインツールを活用して遠隔で実施する場合も、映像やチャットを併用し、一方通行の説明にならないよう双方向の理解確認を工夫することが重要です。

実施記録の残し方と注意点

ガイダンスの実施後には、記録を残す義務があります。

これは監査や審査時に、実際に支援が行われた証拠として提出を求められることがあるためです。

記録の基本様式には、以下の情報を記載します。

• 実施日・実施者・対象者氏名
  
  
• 実施方法（対面・オンライン等）
  
  
• 使用言語
  
  
• 説明内容の概要
  
  
• 本人の署名またはサイン（理解した旨を確認）

署名は紙面でも電子署名でも構いませんが、本人の意思確認が取れることが最優先です。

さらに、配布資料や当日のスライド資料、通訳者の証明（名刺や契約書）なども、記録の一部として保管しておくと安心です。

◆理解重視のガイダンスが信頼構築の第一歩

事前ガイダンスは、外国人が日本で安心して働くための「最初の支援」であり、言語的・文化的障壁を乗り越える第一歩でもあります。
支援計画書には、実施体制を明確かつ丁寧に記載し、本人の理解を最優先にした設計を行うことが大切です。
しっかりと準備されたガイダンスは、外国人との信頼関係の土台となり、結果として企業側のトラブル回避にもつながります。

支援内容②｜出入国時の送迎支援

特定技能1号外国人を受け入れる際、支援計画書に必ず盛り込むべき義務的支援の一つが「出入国時の送迎支援」です。

これは、外国人が日本に初めて入国するタイミング、あるいは契約終了後に帰国する際の空港と住居の間の送迎を企業や登録支援機関が責任を持って行うことを義務づけたものです。

言葉も環境も異なる日本に不安を抱えながら来日する外国人にとって、送迎支援は単なる移動手段の提供ではなく、安心して就労生活を始めるための最初の「受け入れサポート」となります。

以下では、支援計画書に記載すべき要点と実施上の注意点について解説します。

到着・帰国時の送迎対象とルール

送迎支援の対象は、初めて入国する外国人が空港に到着したときと、契約満了後に帰国するタイミングの2つです。

具体的には、「空港→住居」または「空港→会社指定の宿泊先」への送迎、逆に「住居→空港」の帰国送迎が該当します。

なお、送迎は単に交通費を支給するだけでは不十分です。

同行者が同乗し、確実に目的地へ到着するまでを支援することが基本とされており、支援計画書には「誰が同行するか」「目的地はどこか」を明示する必要があります。

また、外国人本人が自主的に移動することを希望した場合でも、その旨を書面で残し、誤解が生じないように配慮しましょう。

交通手段の明記と配慮事項

支援計画書には、どのような交通手段を使うかも記載します。

たとえば、

• 自社所有の車両での送迎
  
  
• ハイヤーやタクシーの手配
  
  
• 登録支援機関スタッフによる同行送迎
  
  
• 公共交通機関を利用する場合の案内同行

など、実施の具体性が審査上の評価ポイントとなります。

外国人にとっては長時間のフライト後で疲労しているケースも多いため、移動中の安全性や言語的サポート（例：翻訳アプリ、母語話者の同行）にも配慮が求められます。

特に夜間の到着や地方空港からの移動では、公共交通機関が利用できないケースもあるため、事前のシミュレーションと代替手段の確保が重要です。

記録や証拠資料として残す方法

送迎支援の実施においても、記録を適切に残すことが義務となっています。

これは後日、監査や実績報告で支援の実態が問われる際の重要な証拠となるためです。

主な記録方法としては以下の通りです。

• 送迎実施日時、空港名、送迎先の記録
  
  
• 送迎に使用した手段とルート
  
  
• 同行者氏名および連絡先
  
  
• 本人からの署名付き確認書（送迎を受けた旨の同意書）
  
  
• 写真記録（到着時の空港・送迎中の様子）
  
  
• タクシー・交通機関利用時の領収書や乗車券控え

証拠性の高い資料をデジタルでも紙面でも保管しておくことが重要です。トラブルや監査時に記録が不足していると、支援の信頼性に疑義が生じるため、必ず実施都度で記録を残す体制を整えておきましょう。

◆送迎支援は“信頼構築”の出発点

出入国時の送迎は、単に移動の支援にとどまらず、外国人材が「安心して来日・帰国できるかどうか」を左右する大切なステップです。
支援計画書には、送迎の方法や実施体制、記録の取り方を具体的に記載し、誠実に対応する姿勢を明示することが求められます。
この初期支援の丁寧さが、その後の就労意欲や企業への信頼にも大きく影響を与えるため、形式だけでなく、心のこもったサポート体制を構築しましょう。

支援内容③｜住居確保と生活インフラ整備の支援

特定技能1号外国人を受け入れる際、住居の確保や生活インフラ整備の支援は支援計画書に記載すべき義務的支援のひとつです。

日本に不慣れな外国人材にとって、住まいやインフラの整った環境が用意されていることは、就労以前の安心材料であり、企業や登録支援機関に求められる基本的な受け入れ体制の一部とされています。

本項では、どのような契約支援が必要か、自社と登録支援機関で実施範囲に違いがあるのか、また支援計画書における記載方法や実務上のポイントについて詳しく解説します。

支援範囲に含まれる契約の種類

住居確保支援の対象となるのは、「外国人が入居できる住宅の確保」および「生活インフラ整備に必要な各種契約の支援」です。

具体的には以下のような契約が対象になります。

• 賃貸住宅の契約支援（保証人の確保含む）
  
  
• 電気・ガス・水道の契約手続き
  
  
• 携帯電話やインターネット回線の契約
  
  
• 家具・家電などの初期備品の準備
  
  
• 生活ゴミの分別や近隣住民とのルール説明

これらは、日本語や生活習慣に不慣れな外国人にとって、単独で行うにはハードルが高い業務です。

特に契約書の読み取りやライフラインの開通手続きなど、生活の基盤を整えるサポートが求められます。

自社・登録支援機関どちらが実施してもよい範囲

住居やインフラ整備の支援は、企業が直接実施しても、登録支援機関に委託しても構いません。

ただし、委託先と支援内容の範囲、責任の所在を明確にすることが前提です。

たとえば、自社で住居を社宅として提供する場合は「住居確保の実施主体＝企業」となりますが、電気・ガスの契約代行やゴミ出しルールの説明を登録支援機関が担うこともあります。

重要なのは、支援内容の分担が外国人にとってわかりやすく整理されていることです。

支援計画書には、「住居確保：自社実施」「生活インフラ手続き：登録支援機関が実施」など、具体的に記載し、外国人が混乱しないようにする必要があります。

支援計画書への記載例と実務上の注意点

支援計画書には、以下のような書き方が推奨されます。

• 「入国前に○○市内のアパート（1DK）を契約済。入居日は○月○日を予定。契約名義は企業、家賃補助制度あり。」
  
  
• 「電気・ガス・水道等のインフラ契約については登録支援機関が同行し、外国人が理解可能な言語で案内を行う。」

このように、具体的な支援の実施内容・スケジュール・主体・配慮事項を明記することが重要です。

また、実務上の注意点として、以下のポイントが挙げられます。

• 保証人を確保できない外国人のために、保証会社を利用する体制の整備
  
  
• 外国人が理解可能な言語で契約内容を説明（翻訳資料などの活用）
  
  
• ゴミの出し方や近隣マナーなど、地域ルールの明確化
  
  
• 支援実施記録（契約控え、説明の様子、対応履歴）の保管

これらを怠ると、後のトラブルや受入責任の所在が曖昧になるため、記録の可視化と支援履歴の残し方にも注意が必要です。

◆住居・インフラ支援は「働きやすさ」の出発点

住居や生活インフラの整備支援は、外国人材の生活の安心感と、仕事への定着意欲を左右する要素です。
支援計画書においては「何を、誰が、いつまでに、どのように行うか」を明確にし、実際の運用では細やかな配慮と言語対応が欠かせません。
円滑な受け入れのためにも、計画書と現場実務を連動させ、“働きやすい生活環境の設計”を意識した支援体制を構築しましょう。

支援内容④｜生活オリエンテーションの実施

特定技能制度においては、外国人材が日本社会で安定的に生活できるようにするための「生活オリエンテーション」が義務的支援項目として定められています。

これは単なる生活ルールの説明ではなく、外国人が日本で安心して暮らすための“土台づくり”となる重要な機会です。

本セクションでは、生活オリエンテーションの具体的な内容や実施方法、多言語対応や資料活用の工夫など、支援計画書作成や実務に役立つポイントを整理してご紹介します。

オリエンテーション内容の例と実施方法

生活オリエンテーションでは、外国人が日常生活で困らないよう、以下のようなテーマを取り上げることが一般的です。

• 公共交通機関の使い方
  
  
• 病院の利用方法と健康保険制度の説明
  
  
• ゴミの分別・収集ルール
  
  
• 地震や火災などの災害時の対応方法
  
  
• 地域での生活マナー（騒音・近隣トラブルなど）

これらを単に一方向的に説明するだけではなく、実際の地図やゴミ出しカレンダーを提示したり、質問を受ける時間を設けたりすることで、理解度が大きく向上します。

企業内の会議室での実施だけでなく、地域の案内を兼ねてフィールドワーク型で実施する例もあります。

実施時間・対象テーマのガイドライン

生活オリエンテーションの実施にあたっては、概ね8時間程度を目安にするのが一般的とされています（ただし複数日に分けても問題ありません）

支援計画書に記載する際には、「実施日時」「所要時間」「対象テーマ」「担当者」などを明示することが求められます。

特に強調すべきテーマとしては以下が挙げられます。

• 緊急連絡先や避難所の場所
  
  
• 交通ルールと自転車利用時の注意
  
  
• コンビニやスーパーなど生活施設の利用マナー
  
  
• 生活保護や行政サービスとの関わり方

支援対象者の出身国や文化に応じて、内容の順序や重点を調整することも有効です。

理解を促進するためにも、単調にならず実生活に即した事例を盛り込むことがカギとなります。

多言語対応や視覚資料の活用事例

外国人にとって日本語だけでの説明は理解が難しいケースが多いため、多言語対応と視覚的な工夫が成功のポイントです。

具体的な事例としては、以下のような取り組みが挙げられます。

• 出身国別の母語に翻訳したテキスト資料の配布
  
  
• イラストや図解を多用したオリジナルガイドブックの作成
  
  
• スマートフォンで視聴できる動画マニュアルの提供
  
  
• 指差し会話帳を活用したインタラクティブな説明

中でも、災害対応や医療関連の情報は誤解が重大なリスクに直結するため、正確でわかりやすい伝達が不可欠です。

オリエンテーション終了後には、理解度を確認するための簡単なテストやアンケートを実施することで、支援の質の向上にもつながります。

◆生活オリエンテーションは“安心”のスタートライン

生活オリエンテーションの目的は、単に制度上の義務を果たすことではありません。
外国人が「ここで暮らせる」と実感し、日本での生活に希望を持てるように支援することが最も重要な意義です。
支援計画書に記載する際は、対象テーマや時間配分、多言語・視覚対応の有無まで明記し、実施記録の保管とフォローアップの仕組みもセットで整備しておくと安心です。
企業や支援機関の姿勢次第で、外国人材の定着と活躍に大きな差が生まれる支援内容のひとつと言えるでしょう。

支援内容⑤｜日本語学習機会の提供

特定技能制度における支援計画書では、「日本語学習の機会を提供すること」が必須支援のひとつとして明記されています。

これは、単に日本語教室を開くという意味ではなく、外国人材が職場や日常生活に適応できるよう、継続的な日本語力向上を支援する姿勢が求められているということです。

ここでは、「学習機会の提供」が指す具体的な内容や、教材・外部機関の活用例、また自社で対応できない場合の委託のポイントまでを解説します。

学習機会の「提供」とはどういう意味か

支援計画書における「学習機会の提供」とは、外国人が自発的に日本語を学べる環境を整備し、必要に応じてサポートすることを意味します。

必ずしも毎週の授業を開催する必要はなく、以下のような支援形態も認められています。

• 日本語教材の提供（紙・電子）
  
  
• 学習時間の確保（シフト調整など）
  
  
• 学習場所の提供（社内会議室など）
  
  
• オンライン教材の案内と操作サポート

重要なのは、外国人材のレベルや目標に応じた柔軟な設計と支援意思の明確化です。

たとえば、「N4を目指したい」という従業員に対し、N5レベルの入門教材だけを渡すのでは不十分となるケースもあります。

外部教材・講座の活用例と支援計画への記載法

日本語教育を社内で担うのが難しい企業も多いため、外部教材や講座との連携は非常に有効です。

以下は、よく活用される事例です。

• 『みんなの日本語』『できる日本語』などの市販教材を支給
  
  
• YouTubeやNHKの日本語講座動画を紹介
  
  
• オンライン学習サイト（たとえば「つなひろ」や「やさしい日本語ツール」）の利用案内
  
  
• 地域の国際交流協会による日本語教室の紹介

支援計画書では、これらを「学習機会の種類」「教材名」「頻度」「連絡先」などを具体的に明記する必要があります。

単に「日本語学習機会を提供」と記すだけでは不十分で、どのような手段で学べるのかを可視化することが求められます。

自社でできない場合の外部委託パターン

中小企業などでは、学習支援まで社内で完結するのが難しい場合もあります。

その際は、登録支援機関や日本語教育機関との連携による外部委託が現実的な選択肢です。

たとえば以下のようなパターンが想定されます。

• 登録支援機関が提携する日本語教師による月1回の訪問授業
  
  
• オンライン日本語講座（ZoomやLMS活用）へのアクセスを企業側が費用負担
  
  
• 地元のNPOや地域日本語教室とのマッチングサポート

このような場合も、「誰が・どのように支援を行うのか」を明示し、支援の継続性を確保する体制を支援計画書に記載しておくことが重要です。

また、学習の進捗や参加状況を記録に残すことで、支援の実効性を証明できる資料となります。

◆日本語支援は“定着率”と“生産性”を高める鍵

日本語学習機会の提供は、単なる形式的支援ではなく、外国人材の長期定着と職場内コミュニケーションの円滑化に直結する重要施策です。
支援計画書には、具体的な教材や実施方法、外部連携の有無までを丁寧に記載することで、監査時の信頼性も高まります。
自社内での実施が難しくても、多様なツールや外部リソースを活用することで十分な対応が可能です。
外国人と企業の双方にとって実りある関係を築くための、第一歩としての支援項目です。

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支援内容⑥｜相談・苦情対応の仕組み

特定技能制度においては、外国人材が安心して働ける環境を整えるために、相談・苦情対応の仕組みの整備が義務付けられています。

言葉や文化の壁によって不満や不安を表に出しづらい傾向があるからこそ、企業や登録支援機関が積極的に「受け止める体制」をつくることが必要です。

ここでは、苦情対応の基本的な義務、利用しやすい体制をどう整えるか、また記録義務を含めたトラブル防止策までを解説します。

苦情窓口や相談担当者の設置義務

支援計画書に明記すべき基本項目のひとつが、「苦情相談窓口の設置と相談担当者の明記」です。

企業が直接支援を行う場合も、登録支援機関に委託する場合も、この項目は必須となっています。

窓口の設置には、以下のような情報が明確になっている必要があります。

• 担当者の氏名・所属・連絡先（メールや内線含む）
  
  
• 対応可能な言語（通訳手配がある場合はその旨）
  
  
• 利用可能な時間帯（平日9:00～18:00など）
  
  
• 通報・相談の受付方法（書面、メール、口頭など）

重要なのは、相談内容に対する秘密保持義務を徹底すること。

相談者が不利益を被らないよう、相談結果の取り扱い方針も共有しておくと安心です。

外国人が気軽に利用できる体制づくりの工夫

窓口があっても、実際に利用されなければ意味がありません。

「相談しやすい環境づくり」こそが、トラブル未然防止のカギとなります。

以下のような工夫が効果的です。

• 母国語対応の担当者、または通訳者の配置
  
  
• 図解や翻訳を用いた案内掲示・マニュアルの配布
  
  
• 「相談しても不利益にならない」ことを入社時に明確化
  
  
• 第三者的な窓口（登録支援機関や外部NPO）を併用

また、LINEやチャットツールなど身近な連絡手段を活用することで、形式張らずに声を上げられる仕組みになります。

相談すること自体に心理的ハードルを感じてしまう外国人も多いため、継続的な声かけや、定期的な1on1の時間を設けることも有効です。

記録義務・報告義務と実務でのトラブル回避策

相談や苦情への対応は、すべて記録として残す義務があります。

記録内容には、以下の項目を含めるのが望ましいです。

• 相談日時・手段（面談・電話・メールなど）
  
  
• 内容の概要（可能な範囲で具体的に）
  
  
• 担当者の対応内容と今後の対応方針
  
  
• 解決済みか継続中かのステータス

これらの記録は、定期報告書に添付する資料や、監査時の証拠としても活用されます。

さらに、相談を受けたから終わりではなく、再発防止策の策定や、現場フィードバックとしての活用も求められるでしょう。

実務上、記録の取り扱いには慎重を期す必要があります。

個人情報の保護、相談内容の取り扱いルールの明文化を行い、内部で共有しておくことで、トラブルの再燃や外部への漏洩を未然に防げます。

◆信頼関係の構築こそ、最強の支援

相談・苦情対応の仕組みは、単なる義務対応ではありません。
外国人材との信頼関係を築くための土台であり、企業の労務リスクや職場トラブルを減らす予防線にもなります。
「相談されたら困る」ではなく、「相談してもらえる企業」になることが、長期的な定着と満足度向上への近道です。
支援計画書にも、具体的な窓口体制や利用促進の取り組みをしっかり記載し、外国人材に安心を届けましょう。

支援内容⑦｜日本人との交流促進支援

特定技能制度において、外国人材が日本社会に溶け込むためには、職場以外での「日本人との交流機会」も重要とされています。

そのため、支援計画書には「日本人との交流促進支援」を含めることが義務化されており、企業や登録支援機関にはその実施が求められています。

このセクションでは、行政がどのような交流を想定しているのか、実施のバリエーションや記載例、そして審査で評価されやすい記述ポイントを紹介します。

行政が求める「交流促進」の具体例

出入国在留管理庁が公表しているガイドラインでは、「日本人との交流の場を設け、地域社会における円滑な共生を図ること」が交流支援の趣旨とされています。

これは単なるイベント参加にとどまらず、継続的な関係性の構築が理想です。

具体的には、以下のような取り組みが該当します。

• 地域の清掃活動やボランティア活動への参加
  
  
• 社内の日本人社員との交流ランチや座談会
  
  
• 地域のお祭りや伝統行事への同行
  
  
• 自治体主催の国際交流イベントの紹介
  
  
• スポーツやレクリエーションを通じた関係づくり

行政は、双方向の交流が実現しているかどうかを重視しており、「日本人の側にも関わる姿勢があるか」が問われます。

実施内容のバリエーションと頻度の考え方

交流促進支援においては、形式にとらわれない柔軟なアプローチが可能です。

たとえば、職場内の小規模な交流会でも、相互理解につながるものであれば支援と見なされます。

バリエーション例

• 月1回の昼食会（日本人社員と外国人との自由参加制）
  
  
• 地元の盆踊り大会に参加し、希望者に浴衣を貸与
  
  
• 誕生日や送別会などを兼ねた社内交流
  
  
• 同業他社の外国人社員との合同イベント（合同BBQや懇親会）

頻度は、年に2〜3回以上の開催が望ましいとされることが多く、単発で終わらず、継続性を意識することが評価されやすくなります。

重要なのは、外国人材が「参加してよかった」と思える実感を持てること。

そのためには、イベント後の感想や満足度アンケートを取り入れるのも有効です。

計画書にどう記載すれば審査で通るか

支援計画書に記載する際は、以下の3点を明確にすることが審査通過のポイントです。

1. 目的の明示 – 「日本人との交流を通じて、地域社会や職場での関係性を深めることを目的とする」など
   
   
2. 実施方法の具体性 – 例「年2回の地域イベント（盆踊り・初詣）に参加。希望者には交通手段を用意」「月1回、社内にて昼食交流会を実施」
   
   
3. 実施主体の明記 – 「自社で主催」または「地域団体・登録支援機関と連携して実施」など

審査官は、実現可能性と継続性の観点から計画の妥当性をチェックしています。

あいまいな表現より、具体的な活動内容や予定時期、参加者層を記載する方が信頼性が増します。

◆文化を越える「つながり」づくりが鍵

日本人との交流促進支援は、外国人材の孤立を防ぎ、日本社会に馴染むための架け橋です。
企業にとっても、職場全体の国際化や雰囲気の向上という副次的な効果が期待できるため、積極的に取り組む価値があります。
支援計画書には、単なる形式ではなく、温かい交流のビジョンを具体的に描くことが、審査通過と実効性の両立につながるでしょう。

支援内容⑧｜転職支援の考え方と実施義務

特定技能1号の外国人材に対しては、雇用契約が終了した場合でも一定期間の転職支援を実施する義務が支援機関や受入企業に課されています。

これは、外国人が在留資格を維持し、引き続き日本で就労できるよう支援するための仕組みです。

ここでは、どのような場面で転職支援が必要となるのか、その具体的な内容、計画書への記載方法、自社で行う場合と外部委託の違いなどを解説します。

転職支援が必要になるケースとは

転職支援が求められるのは、雇用契約が終了したが本人の責によらない場合が基本です。

たとえば以下のようなケースが該当します。

• 会社都合による解雇や倒産
  
  
• 労働条件の変更に伴う合意解約
  
  
• 契約期間満了後の更新拒否（本人希望ではない場合）

一方、本人都合による退職や重大な規律違反による解雇の場合は、転職支援の対象外となることもあります。

ただし、状況が複雑な場合は、出入国在留管理庁のガイドラインに従い判断を行う必要があります。

また、支援機関が登録支援業務を行っている場合には、受け入れ企業と協力しながら対応する義務が生じる点にも留意が必要です。

具体的な支援内容と計画書への記載例

転職支援には、以下のような支援項目が含まれます。

• ハローワークなど就業先情報の提供
  
  
• 履歴書・職務経歴書の書き方指導
  
  
• 面接練習や通訳サポート
  
  
• 面接日の同行や交通手段の案内
  
  
• 就職決定までの定期フォロー

支援計画書には、これらを「雇用終了時における支援」として具体的に明記することが求められます。

記載例としては、

「雇用契約終了時には、ハローワークや民間求人媒体を活用し、次の就労先の情報を提供する。履歴書作成支援、面接同行も実施し、週1回の進捗確認を行う。」

といった表現が適切です。

外国人本人が理解できる言語での支援体制の整備も、忘れてはならない要件のひとつです。

自社で対応する場合と委託パターンの違い

転職支援は、受入企業や登録支援機関が自社で行うことも、外部機関に委託することも可能です。それぞれにメリットと留意点があります。

【自社で対応する場合】

• 自社の状況に応じた柔軟な支援が可能
  
  
• 対応記録の管理がしやすい
  
  
• 担当者に十分なリソース・経験が必要

【委託パターンの場合】

• 転職支援専門の外部支援業者に任せられる
  
  
• 多言語対応やノウハウが豊富で安心感がある
  
  
• 委託契約書・報告義務など、連携管理が必要

どちらの方法でも、「支援の確実性」「継続性」「本人の理解度」が満たされていなければ、計画書上の記載だけでは不十分と判断されることもあるため注意が必要です。

◆雇用後も責任を持った「つなぎ」の支援を

転職支援は、特定技能外国人に対する「雇ったら終わり」ではない伴走型支援の象徴です。
やむを得ず雇用契約が終了した場合でも、次のステージへスムーズにつなぐサポートを提供することで、外国人本人の不安を軽減し、日本社会全体の受け入れ体制強化にも寄与します。

支援計画書には形式的な記述にとどまらず、実際に運用できる具体的な体制と対応フローを盛り込むことが、信頼される制度運用の第一歩です。

支援内容⑨｜定期面談と行政通報義務

特定技能1号外国人を受け入れる企業や登録支援機関には、就労状況や生活状況を確認する定期面談の実施、および問題が発生した際の行政機関への通報義務が課されています。

これらは、外国人の人権保護と制度の信頼性確保を目的とした重要な支援項目です。

本記事では、面談の具体的な進め方や、通報義務が生じる場面とその対応方法、そして支援計画書での記載ポイントまで詳しく解説します。

面談実施の頻度・内容・形式のポイント

定期面談は3ヶ月に1回以上の頻度で実施することが原則とされています。

形式は対面が基本ですが、遠隔地勤務などやむを得ない場合はオンライン面談（ビデオ通話）も可とされています。

面談で確認すべき内容は、以下のように多岐にわたります。

• 就労状況（労働時間・賃金・職場環境など）
  
  
• 生活状況（住居・通勤・食事など）
  
  
• 日本語学習や地域生活での悩み
  
  
• ハラスメントや人間関係のトラブル有無

外国人本人が話しやすい雰囲気をつくることが重要で、母国語または理解可能な言語での実施が望ましいとされています。

また、記録の作成と保管も義務であり、後に行政調査があった際の裏付け資料となります。

通報義務が発生するケースと報告の方法

定期面談や日常的なやりとりを通じて、特定技能外国人が次のような状態にあると判明した場合、速やかに出入国在留管理庁へ通報する義務があります。

• 実際と異なる条件での就労（契約違反）
  
  
• 過度な長時間労働や賃金未払い
  
  
• 虐待や差別、ハラスメント被害
  
  
• 不法就労への関与が疑われる場合
  
  
• 外国人が所在不明となった場合　など

通報は原則として支援責任者が電子申請または書面で実施します。

通報内容はできるだけ具体的に記載し、記録とともに保管する必要があります。

なお、通報後も受け入れ側には調査協力や状況改善への対応義務があるため、問題発生時には早期かつ冷静な対応が求められます。

実務上の注意点と計画書への反映方法

面談や通報は「やったつもり」で済ませてはいけません。記録の正確性と継続性、本人の理解と同意の確認が求められます。

また、以下のような実務上の注意点を押さえておくとトラブルを回避しやすくなります。

• 面談記録には「日時・場所・内容・確認事項・対応結果」を明記
  
  
• 面談担当者は支援責任者または副責任者に限定
  
  
• 通報内容は誇張せず、事実のみを客観的に記述
  
  
• 本人が希望する相談機関の情報もあわせて提供

支援計画書には、次のような文言で具体的に記載すると審査で評価されやすくなります。

「3ヶ月に1度、本人の母語または理解可能な言語で就労・生活状況の確認面談を実施し、記録を保管する。重大な問題が確認された場合は速やかに出入国在留管理庁へ報告する。」

支援計画書が「単なる形式的な書類」ではなく、実効性ある支援の指針となるように構築することがカギです。

◆定期的な対話が信頼と安定の土台に

定期面談と通報義務は、特定技能制度の健全な運用に欠かせない“見守り”の仕組みです。
単なる義務として片付けるのではなく、外国人と企業の間に信頼関係を築く重要な場ととらえるべきでしょう。

丁寧な面談と適切な通報対応を重ねることで、外国人本人の不安軽減とトラブル予防につながり、結果的に安定した受け入れ体制の構築へと結びつきます。
計画書ではその意図と実行手段を明確に示すことが、制度利用の成功を左右する要素となります。

支援計画書を“企業ブランディング”にも活かす視点

登録支援機関や受け入れ企業にとって、「支援計画書」は行政手続きの一環としてだけでなく、企業の信頼性や姿勢を社会に示す重要なツールにもなりつつあります。

特に人手不足が深刻な業界では、特定技能人材への支援体制を明確にすることがブランディングや採用競争力の強化につながる時代です。

このセクションでは、支援計画書を企業ブランディングに活用する視点から、信頼性・広報・差別化の3つの観点で詳しく解説します。

支援体制が企業の信頼性を高める時代へ

従来、支援計画書は「審査に通すための書類」として認識されがちでした。

しかし現在では、支援内容そのものが企業の人材マネジメント力やコンプライアンス意識を象徴するものとして、外部からの評価対象にもなっています。

たとえば、以下のような支援体制が企業評価を左右する要素になっています。

• 定期的な面談体制とフィードバックの運用
  
  
• 日本語学習支援や生活支援の具体性
  
  
• 外国人が安心して働ける社内ルールの整備

こうした取り組みを丁寧に設計・記載することで、“外国人に配慮した企業”という社会的イメージを醸成できます。

また、行政調査や支援実績評価においてもプラスの影響をもたらし、支援計画書の質＝企業の信頼性という構図が定着しつつあります。

採用広報で活用できる“支援体制の見える化”

支援計画書に記載した内容は、外国人採用に関する広報資料やWebサイトでの発信にも活用可能です。

支援体制を「見える化」し、わかりやすく紹介することで、求職者に安心感を与えるとともに、企業姿勢を明確にアピールできます。

たとえば、以下のような活用方法があります。

• 外国人採用ページに「日本語学習支援あり」「生活インフラ支援あり」などのアイコン表示
  
  
• 支援担当者の紹介ページを設け、相談体制の具体像を伝える
  
  
• 先輩外国人社員のインタビューとあわせて、支援施策の実績を紹介

これらは「支援の充実＝働きやすさ」という印象につながり、離職防止や応募増加にも寄与します。

特定技能人材のみならず、グローバル人材全般へのアプローチとしても有効です。

他社と差別化する“定着率重視”の支援施策例

支援計画書をブランディング視点で強化するには、「定着率」にフォーカスした独自の支援施策を盛り込むことが効果的です。

単に制度上必要な最低限の内容を書くのではなく、“どこまでフォローするか”を明示することが他社との差別化につながります。

たとえば以下のような支援が挙げられます。

• 就業開始後3ヶ月以内に2回以上の面談実施（初期フォロー強化）
  
  
• 社内メンター制度の導入とメンタリング記録の管理
  
  
• 外国人向けキャリアパスの提示や社内表彰制度の整備
  
  
• 多言語対応マニュアルの提供と継続更新

これらは、外国人本人にとっての安心感を高めるだけでなく、行政や取引先、採用候補者へのアピール材料にもなります。

支援計画書にこうした姿勢を反映することで、「制度を守るだけの企業」から「人材育成に真剣な企業」へと印象を変えることができるのです。

◆支援計画書は“社会への発信ツール”にもなる

特定技能制度における支援計画書は、単なる申請書類ではありません。
企業の人材支援に対する考え方や姿勢を、対外的に示すブランディングツールとしても機能します。

実効性ある支援体制を構築し、それを採用広報や定着施策と連動させていくことで、企業の信頼性が高まり、優秀な人材の確保・定着にもつながります。

単なる義務としてではなく、「支援を通じて企業価値をどう伝えるか」という視点で、支援計画書の見直し・活用を進めていくことが、これからの外国人雇用における重要な差別化要素となるでしょう。

特定技能の支援計画書を“義務”で終わらせないために

特定技能の支援計画書は、単なる入管への形式的提出書類ではなく、外国人材の受け入れ体制を企業がどれだけ真剣に整えているかを示す“信頼の証”です。

本記事では、制度の背景から提出方法、そして9つの義務的支援内容について、具体例を交えて詳しく解説してきました。

特に重要なのは、「事前ガイダンス」や「出入国送迎」などの形式的な対応だけでなく、「相談対応」や「交流促進」「転職支援」といった定着・安心に直結する支援をどこまで実質的に行うかという姿勢です。

支援計画書の内容は入管審査にも影響しますが、それ以上に外国人材との信頼関係を築き、安定した雇用につなげる礎となります。

また、支援体制を社内外に“見える化”し、企業ブランディングにも活かす視点は、これからの人材戦略において欠かせません。

採用広報での発信や、定着率を高める工夫を盛り込んだ支援計画は、他社との差別化を図る強力な武器となるでしょう。

制度対応と実務のバランスを見極めながら、貴社らしい支援の形を築くことが、これからの外国人雇用において真の競争力となります。

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