外国人雇用についてまるっと解説外国人雇用のための情報サイト

特定技能制度で外国人を雇用する際、「所属機関概要書」は見落とされがちですが、申請における重要な提出書類の一つです。

受入機関として、自社の情報・支援体制・業務内容などを正確に示すことで、入管との信頼関係を築き、申請をスムーズに通すための鍵となります。

しかし実際には、「何を書くべきか曖昧」「提出タイミングが分からない」「他の書類との整合性がとれていない」といった理由で差し戻されたり、認定が遅れたりするケースが多数報告されています。

この記事では、「所属機関概要書とは何か」という基本理解から、記載すべき内容・作成と提出の手順、そして申請でよく起こるミスとその対処法まで、実務で使える知識を網羅的に整理します。

特定技能での申請・運用を控えている受入企業・登録支援機関の担当者の方に、ぜひ参考にしていただきたい内容です。

外国人採用・マッチングのご相談はこちらから

特定技能所属機関概要書とは何か？提出の目的と役割

特定技能制度の活用を検討する企業にとって、「所属機関概要書」は提出書類の中でも重要な役割を担います。

単なる会社概要にとどまらず、外国人労働者の雇用環境や支援体制を明確に記載するものであり、受入機関としての信頼性や制度適合性を証明する根拠として機能します。

ここでは、概要書の定義や必要な理由、他の申請書類との関係性、そして提出が求められるタイミングについて詳しく解説します。

所属機関概要書の定義と提出が必要な理由

所属機関概要書とは、特定技能外国人を雇用する企業（受入機関）が、その組織概要・業務内容・雇用体制・支援体制などを文書で明示する書類です。

法務省出入国在留管理庁が提示する書式に基づき、各申請ごとに正確な内容を記載する必要があります。

この概要書が求められる主な理由は以下の通りです。

• 適切な労働環境の確保を確認するため – 過酷労働や不当な処遇を未然に防ぐ目的で、企業の体制を審査されます。

   

• 支援体制の整備状況を示すため – 外国人労働者への生活支援や相談体制の有無を明らかにします。

   

• 虚偽申請の防止 – 提出内容は裏付け資料と突合されるため、適正な申請が求められます。

つまり、この概要書は「自社が制度要件を満たしているか」の審査材料であり、書類不備や不備情報があると、申請の差戻しや不許可の原因になりかねません。

概要書と他の提出書類との関係性

所属機関概要書は、単独で提出されることはなく、他の申請書類（たとえば「雇用契約書」「支援計画書」「事業所パンフレット」など）と密接に関連しています。

特に以下の点で整合性が求められます。

• 雇用条件の一致 – 概要書に記載した労働条件と、雇用契約書の内容が一致しているか

   

• 支援体制の整合性 – 支援に関する記載が「支援計画書」と矛盾していないか

   

• 会社情報の正確性 – 代表者名・所在地・資本金などが登記簿や法人税書類と一致しているか

このように、所属機関概要書は全体の申請書類の“軸”として機能するため、適当に書いて提出すれば済むものではありません。

情報の一貫性を保ちつつ、記載ミスや更新漏れがないよう細心の注意が求められます。

提出義務のあるタイミング（申請前・変更時など）

所属機関概要書の提出が必要となる主なタイミングは次のとおりです。

• 新規で特定技能外国人を受け入れるとき（在留資格「特定技能1号」の申請時）

   

• 雇用主が変更されたとき（転職による受入機関変更時）

   

• 企業情報に変更が生じたとき（代表者変更・所在地変更など）

   

• 在留資格変更や更新を行うとき（1号から2号への移行時など）

特に「企業情報の変更」や「支援体制の再構築」などがあった場合、速やかに再提出・差替えが求められるケースがあります。

タイミングを誤ると申請遅延や不許可につながるため、社内でのフロー整備が不可欠です。

▶概要書は“制度適合性”を証明する最重要書類のひとつ

所属機関概要書は、特定技能制度における企業の信用と適格性を証明する重要書類です。
単なる事務手続きではなく、提出内容ひとつで申請結果が大きく左右されるため、他の提出書類との整合性を意識した慎重な作成が求められます。

今後の審査はますます厳格化が進む可能性があるため、「とりあえず出す」のではなく、「正確・一貫・タイムリー」に提出できる体制づくりが、制度運用成功のカギとなるでしょう。

所属機関概要書の主な記載内容とチェックすべきポイント

所属機関概要書を適切に作成するためには、単に書類を埋めるだけでなく、審査官が「何を見ているか」を理解したうえで内容の整合性・正確性を確保することが不可欠です。

このセクションでは、概要書に記載する具体的な内容を項目ごとに整理し、記入時に注意すべき実務上のポイントや差し戻しを避けるためのチェック観点を解説します。

基本情報（会社名・代表者・所在地など）

最も基礎的な項目として、企業の法人情報（正式名称・代表者氏名・所在地・設立年月日・資本金・法人番号など）を記載します。

一見単純に思えますが、以下のような「細かいズレ」が差し戻しの原因になることも多く、要注意です。

• 登記簿謄本と完全一致しているか（株式会社／有限会社の表記も含めて）

   

• 代表者氏名は正確に記載されているか（旧字体の漢字など）

   

• 所在地にビル名や部屋番号まで含めているか

   

• 本社と実際の就労場所が異なる場合の明記

また、提出時点で法人情報に変更が予定されている場合は、事前に変更登記を完了させてからの提出が原則となります。

将来的な変更予定を先回りして記載することはできません。

雇用形態や業務内容の記載方法

次に重要なのが、特定技能外国人の雇用契約に関する情報です。

概要書では以下のような内容を詳細に記載する必要があります。

• 雇用形態（正社員、契約社員、派遣など）

   

• 就業場所と業務内容の具体的な説明

   

• 勤務時間、休日、時間外労働の有無と管理方法

   

• 賃金形態（時給・月給・日給など）と支払い方法

この項目で気をつけるべきは、雇用契約書や就業規則と齟齬がないかという点です。

たとえば、概要書では「就業場所：○○工場」と書かれているのに、契約書には「△△支店」と記載されていれば、それだけで審査対象となります。

さらに、業務内容が特定技能の対象業務に該当するかどうか（例：介護、外食、建設など）もチェックされるため、曖昧な表現は避け、具体的かつ制度分類に合致した表現を用いることが求められます。

支援体制や福利厚生情報の記載欄の注意点

概要書には、特定技能外国人に対する支援体制や生活環境の整備状況に関する記載も求められます。

主に以下のような情報を含みます。

• 生活オリエンテーションの実施体制

   

• 相談窓口の設置有無と対応言語

   

• 日本語学習支援の有無

   

• 住居確保支援、生活用品取得支援

   

• 福利厚生（社会保険加入、健康診断実施、通勤手当支給など）

ここでよくあるミスは、「登録支援機関に委託しているから空欄でよい」という誤解です。

たとえ外部委託している場合でも、どこまでを委託し、どこからが自社対応かを明記する必要があります。

また、福利厚生に関しても「社会保険あり」などの簡素な表現だけでは不十分であり、外国人が安心して働ける環境かどうかを具体的に示すことが審査通過のポイントとなります。

▶“細部の正確性”が信頼性を左右する

所属機関概要書に記載する内容は、すべてが審査対象です。
基本情報・雇用条件・支援体制といった項目は、他の申請書類と矛盾がないか、審査官にとって確認しやすい形で整理されているかが重視されます。

記載ミス・記載漏れ・書類間の不整合はすべて「信頼性の欠如」として扱われるリスクがあるため、作成時には社内の担当部署と連携し、記入後のダブルチェックを徹底することが重要です。

実務を担う担当者にとっては煩雑な作業に思えるかもしれませんが、所属機関概要書は特定技能外国人を安心して雇用するための信頼の土台となる書類です。
制度理解と正確な記載で、トラブルのない運用を実現しましょう。

所属機関概要書の作成・提出手順

所属機関概要書は、特定技能外国人を受け入れる際の必須提出書類であり、審査においても信頼性を左右する重要な役割を担います。

作成・提出方法を正しく理解しないまま進めると、申請の差し戻しや手続きの遅延、場合によっては不許可につながるリスクもあるため、慎重な対応が必要です。

ここでは、所属機関概要書をスムーズに作成・提出するための具体的な手順と注意点を解説します。

概要書の入手・記入・添付方法

所属機関概要書のフォーマットは、出入国在留管理庁（入管庁）公式サイトにて公開されています。

業種ごとの分類はないため、共通のフォーマットを使用します。

【入手方法】
入管庁ホームページ > 「特定技能」資料一覧 > 「所属機関概要書（様式）」よりダウンロード

【記入方法のポイント】
記載内容はPDFまたはExcelで編集可能ですが、正確な法人情報、雇用契約内容、支援体制の実施状況など、他の書類と整合性が取れていることが必須です。

【添付方法】
提出時には、概要書そのもののほか、関連資料として登記簿謄本、雇用契約書、就業規則、支援計画書なども合わせて添付するケースが一般的です。
PDFでまとめる際は、ページ順やファイル名もわかりやすく整理しておくと良いでしょう。

記入内容に虚偽や矛盾があると、許可が取り消されるリスクもあるため、担当者間でのダブルチェックが不可欠です。

提出先と申請の流れ（地方出入国在留管理局など）

所属機関概要書は、受入機関が管轄する地方出入国在留管理局（地方入管）へ、申請書類一式の中に含めて提出します。

提出のタイミングは、以下のいずれかの手続き時です。

• 特定技能1号外国人の在留資格認定証明書交付申請

   

• 在留資格変更許可申請

   

• 在留期間更新申請（大幅な条件変更時）

【申請の流れ】

1. 書類一式を準備（概要書＋各種契約書＋支援体制の証明など）

    

2. 地方入管の「受付窓口」または「郵送」で提出

    

3. 入管審査官による確認・照合・審査

    

4. 不備がある場合は差し戻し、補正依頼の連絡あり

    

5. 問題がなければ、申請が受理され許可に進む

なお、概要書単体で提出することはなく、必ず他の書類とのセットで申請されます。

そのため、「記載内容が他の書類と矛盾していないか」の整合性チェックが非常に重要です。

提出期限・修正時の対応

所属機関概要書は、原則として「初回申請時」または「変更が生じた時」に速やかに提出する必要があります。

【提出が必要なタイミングの例】

• 新たに特定技能外国人を受け入れるとき（初回提出）

   

• 代表者や社名、本店所在地が変更されたとき

   

• 雇用条件や支援体制に大きな変更があったとき

   

• 支援計画書と記載内容に齟齬が発生したとき

修正が必要になった場合は、以下の流れで再提出を行います。

1. 入管より指摘・差し戻しの通知を受ける

    

2. 修正内容を反映した概要書を新たに作成

    

3. 再度、地方入管に補正書類として提出

    

4. 再審査を経て正式受理となる

誤った情報のまま放置すると、次回申請時に「虚偽申請」と判断される可能性もあります。

したがって、会社情報や契約条件に変更が生じた場合は、必ず最新情報を反映した概要書を速やかに提出することが重要です。

▶“作成・提出フローの理解”がミスの予防に直結

所属機関概要書は、書類の整合性やタイミングのズレによって申請全体が差し戻されることもある、特定技能制度における重要書類です。
単なる様式記入ではなく、他書類との整合性確保・提出タイミングの把握・修正対応フローの理解まで含めた全体設計が求められます。

特に実務担当者は、書類の連携性と更新管理体制の構築がカギとなります。
提出時には必ず関係部署と連携を取り、「形式・内容・タイミング」の3点を意識して準備・提出することで、ミスや差し戻しを防ぐことができます。

外国人採用・マッチングのご相談はこちらから

所属機関概要書でよくある記載ミスと注意点

特定技能の受け入れにおいて必須となる「所属機関概要書」は、記載内容の正確さが申請の可否を左右する重要な要素です。

しかし、実際には形式的なミスや他書類との整合性不足により差し戻されるケースも多く、時間と手間がかかる結果になることも珍しくありません。

ここでは、よくある記載ミスの実例と業種・区分ごとの注意点、そして専門家に依頼すべきケースを解説します。

記載漏れや不整合による差し戻し事例

申請が差し戻される原因の多くは、記載漏れや整合性の不備です。

以下は、実務現場で頻出する差し戻し事例です。

• 法人情報の記載ミス
  会社名の表記（例：株式会社の全角・半角違い）、代表者名の漢字間違いなどが登記簿と異なっていたケース。

   

• 支援体制に関する記載漏れ
  外国人支援の実施体制や委託先情報が未記載、または支援計画書と齟齬がある状態での提出。

   

• 雇用形態と契約内容の不整合
  雇用契約書では「正社員」と記載があるのに、概要書では「契約社員」となっているなど、整合性が取れていない例。

   

• 空欄の放置
  記入不要な欄でも「―」や「該当なし」などの記載が求められているにもかかわらず、空欄のままで提出し差し戻しに。

これらは「単純ミス」として処理されがちですが、信頼性を欠く申請と判断されることもあり、最悪の場合は不許可に至る可能性もあります。

業種や申請区分ごとの記入上の注意

業種や申請の種類によって、記載の細かい要件や注意点が異なります。自社がどの業種に該当するか、どの区分で申請するかを明確に理解したうえで記入することが不可欠です。

• 建設業や介護業の場合
  「従事する作業内容」の記載があいまいだと審査で指摘される傾向があります。
  厚労省の定める特定技能評価試験の職種定義を参考に、業務範囲を明確に記載する必要があります。

   

• 飲食料品製造や宿泊業などの業種では
  24時間シフト制や不規則勤務体系がある場合、労働時間・勤務形態欄を就業規則や勤務表と整合性が取れた形で記載しなければ差し戻される可能性があります。

   

• 変更申請時の再提出
  代表者変更や社名変更などで概要書の再提出が必要となった際は、最新の登記簿と齟齬がないかのチェックが必須です。
  旧情報のまま提出してしまうミスが特に多く見られます。

こうした業種ごとの注意点を見落とすと、形式的には正しくても、内容が不備とされるケースが生じやすくなります。

行政書士や専門家に依頼すべきケース

社内での作成が難しい、または過去に差し戻しが多かった企業では、行政書士などの専門家に依頼することも有効な手段です。

特に以下のようなケースでは、専門家のサポートが大きな効果を発揮します。

• 初めての申請で、全体像が把握できていない場合

   

• 複数の外国人を同時に申請予定で、書類数が多い場合

   

• 業種・職務内容が複雑で、適切な記載内容が不明な場合

   

• 過去に不許可や差し戻しを受けた経験がある場合

専門家に依頼することで、申請全体の戦略設計、必要書類の整備、整合性チェック、記載ミスの回避が期待できます。

費用はかかりますが、審査期間の短縮や許可率の向上につながる点を考えると、費用対効果は高いといえるでしょう。

▶「正しく・漏れなく・整合性をもって」記載することが鍵

所属機関概要書は、ただ記入すればいいわけではなく、内容の正確性・他書類との整合性・記載ルールの順守といった、複数の要素が求められます。
特に記載ミスや記載漏れは、審査の遅延や不許可といった大きなリスクに直結するため、十分な注意が必要です。

担当者が1人で対応しきれない場合や不安がある場合には、行政書士や専門家の力を借りることも前向きに検討すると良いでしょう。
適切な対応を心がけることで、特定技能制度を円滑に活用し、安定的な外国人雇用を実現する第一歩となります。

実務でつまずきやすい所属機関概要書の作成ポイントと対処法

特定技能の申請に必要な所属機関概要書は、単なる事務書類ではなく、受け入れ体制の整備状況を客観的に示す重要な資料です。

しかし、現場では「途中で手が止まる」「作成したけど整合性に不安がある」「提出したが旧様式で差し戻された」といった実務的なつまずきが多発しています。

ここでは、実務上よくある所属機関概要書の作成上の課題とその対処法を具体的に解説します。

情報収集が不十分で止まるケース｜社内連携のコツ

最も多いつまずきのひとつが、「そもそも必要な情報が集まらない」という初期段階での停滞です。

とくに以下のようなケースでは、社内連携の不備が原因となっていることが少なくありません。

• 管理部門が法人登記簿や雇用契約書の最新版を持っていない

   

• 外国人支援部門が支援体制の詳細を把握していない

   

• 担当者が1人で申請書類全体を抱えているため情報が分断している

こうした課題に対処するには、以下のような社内連携の工夫が有効です。

• 申請フローの初期段階で、必要情報をリスト化し、関係部門に共有する

   

• 社内の「特定技能対応チーム」やリーダーを設けて窓口を一本化する

   

• 申請スケジュールを可視化し、情報提供の締切を明確に設定する

実際には、申請作業よりも情報収集・確認作業に時間がかかるため、早めの情報整理が作成スムーズ化のカギになります。

支援計画との整合性が取れていない場合の見直し方

所属機関概要書と支援計画書の内容が食い違っていると、審査で差し戻されるリスクが非常に高まります。

具体的な整合性チェックが必要なポイントは次のとおりです。

• 支援責任者・支援担当者の氏名・所属部署

   

• 支援実施内容（生活支援・相談対応・日本語学習支援など）の具体性

   

• 外部委託の有無・委託先の情報

見直しのコツとしては、以下のステップが効果的です。

1. 支援計画書を先に完成させる：詳細な支援内容が明記されるため、概要書の支援欄にも反映しやすくなる

    

2. 「誰が・何を・どの頻度で支援するか」のフレーズを一致させる：微妙な言い回しの違いが整合性のズレとして扱われるため、文言を統一

    

3. 外部委託を行う場合、委託契約書の写しなどを事前に確認し、概要書にも明記する

整合性が取れていない書類は、受入機関の信頼性を疑われる結果にもつながるため、細かい文言の一致まで意識することが重要です。

書式ミス・旧フォーマット使用による申請却下の回避法

意外に多いミスが、旧フォーマットを使ってしまうことによる申請却下です。

所属機関概要書は、法改正や様式変更に伴って定期的にアップデートされており、古い書式で提出すると「様式不備」とされ差し戻される可能性があります。

特に注意したいポイントは以下のとおりです。

• ダウンロード元が第三者サイト（過去のPDFが残っている場合が多い）

   

• 数年前に使ったファイルを流用している

   

• 提出先によって地域ごとの様式差がある（地方出入国在留管理局ごとに微調整がある場合）

対処法としては、以下の手順が確実です。

• 最新の様式は必ず法務省または出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロード

   

• 旧様式をベースに記載する際も、必ず最新版と照合してから記入を開始

   

• 様式が変わった際は、社内のフォーマット管理担当を通じて全担当者にアナウンスを行う

フォーマットミスは内容に問題がなくても却下されるため、提出直前に「様式チェック」をルール化することも効果的です。

▶“つまずきやすいポイント”を事前に把握し、ミスを防ぐ

所属機関概要書の作成は、一見シンプルな事務作業に見えながら、実務上は情報の整理、支援書類との整合性、最新様式の確認など、複数の難所があります。
作業が途中で止まる、差し戻される、許可が下りない、その多くは事前に注意していれば回避できるものばかりです。

現場でつまずかないためには、社内の情報連携、記載内容のクロスチェック、提出前の様式確認がカギとなります。
さらに、過去に差し戻し経験がある企業や初申請の企業では、行政書士や専門家との連携も有効な対策といえるでしょう。

所属機関概要書の完成度は、特定技能の受け入れ全体の信頼性を左右するもの。
今一度、書類作成の“つまずきポイント”を振り返り、ミスのない提出を目指しましょう。

所属機関概要書は「単なる様式」ではなく制度運用の要

特定技能制度における「所属機関概要書」は、外国人材の適正受け入れを実現するための重要な書類です。

ただの事務手続きと軽視すれば、申請の差し戻しや受け入れ停止といったリスクを招く可能性もあるため、慎重な対応が求められます。

本記事では以下のようなポイントを整理しました。

• 所属機関概要書の定義・役割と提出のタイミング

   

• 書類に記載すべき主な内容とチェックポイント

   

• 作成・提出の具体的な流れや注意すべきミス

   

• 実務でありがちなつまずきポイントと解決策

実務では「支援計画との整合性」や「旧フォーマットの使用」「支援体制の記載漏れ」など、些細に見える点が重大なトラブルにつながるケースも少なくありません。

行政書士などの専門家の力を借りる判断も、スムーズな申請に向けた現実的な手段となります。

今後の制度運用の変更にも注意を払いながら、所属機関概要書の正確な管理と提出を行いましょう。

それが、受け入れ機関としての信頼と外国人材との円滑な関係構築につながります。

外国人採用・マッチングのご相談はこちらから