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特定技能制度を活用して外国人材を受け入れている企業の中には、、、

「監査（実地調査・定期調査）は本当にあるの？」

「どんな書類を準備すれば問題ない？」

といった不安を抱えている担当者も多いのではないでしょうか。

実際、出入国在留管理庁（入管）や関係省庁は、特定技能の適正な運用を確保するため、定期的な実地調査や書類監査を実施しています。

これは「違反を探す」ためではなく、企業が適正に制度を運用しているかを確認し、外国人労働者の権利保護と法令順守を徹底するための仕組みです。

しかし、監査時に書類不備・支援計画未実施・報酬条件の誤りなどが見つかると、指導・改善命令、場合によっては特定技能受け入れ停止や登録抹消といった厳しい措置を受けるリスクもあります。

そのため、事前準備と内部点検を行い、「いつ調査が来ても問題ない状態」を保つことが重要です。

この記事では、以下のポイントを体系的に解説します。

• 監査（実地調査・定期調査）の目的と実施内容
• 企業が備えるべき書類と体制
• 指摘されやすい違反事例とその改善策
• 監査をチャンスに変える実務的アプローチ

監査を「怖いもの」と捉えるのではなく、自社の運用を見直すきっかけとして前向きに活かすための実践的な対策を紹介します。

これから特定技能外国人を受け入れる企業、すでに雇用している担当者の方にとっても、監査対応の全体像を理解できる内容です。

特定技能における監査（実地調査・定期調査）とは？基礎知識を整理

特定技能制度を運用している企業は、入管や関係省庁による定期的な監査（実地調査・定期調査）の対象となります。

この監査は罰則を目的とするものではなく、制度の適正運用と外国人労働者の保護を目的とした行政的な確認手続きです。

とはいえ、準備不足や書類不備によって改善指導を受けるケースも多く、監査の仕組みを正しく理解しておくことが重要です。

監査（実地調査・定期調査）の目的と実施主体

特定技能の監査は、制度の健全運用と外国人労働者の人権保護を目的に行われます。
具体的には、企業が特定技能外国人に対して適正な雇用契約や支援計画を実施しているかを確認するためです。

主な実施主体は以下の通りです。

• 出入国在留管理庁（入管庁）：在留資格・労働条件・生活支援などの適正性を監督

   

• 厚生労働省（労働基準監督署など）：労働基準法・社会保険関連の遵守状況を確認

   

• 外国人技能実習機構（OTIT）：技能実習から移行した企業を中心に調査を実施

   

• 地方自治体や関係行政機関：生活環境・居住支援など地域連携に関する確認

   

目的は「摘発」ではなく、外国人と企業が安心して雇用関係を維持できるようサポートすることです。

調査が行われる頻度とタイミング

監査は原則として年1回程度の定期調査が行われ、必要に応じて臨時の実地調査が実施されます。

実施頻度や時期は企業ごとに異なり、以下のようなケースで実施されることが多いです。

• 新たに特定技能外国人を受け入れた直後

   

• 受入人数が多い、または離職率が高い企業

   

• 過去に指導や改善命令を受けた履歴がある場合

   

• 登録支援機関の支援体制に問題が指摘された場合

   

突然の訪問調査もあるため、常に書類・体制を整えておくことが重要です。

監査の対象となる企業・業種の特徴

特定技能の監査対象は、全ての受入企業が基本対象ですが、特に以下の業種では重点的に確認が行われる傾向があります。

• 介護・外食・建設分野：人手不足が深刻で外国人雇用が多い

   

• 技能実習から特定技能への移行企業：制度変更直後の管理体制を重点確認

   

• 複数外国人を雇用している中小企業：支援体制が整っていないケースが多い

   

監査では、受入機関だけでなく登録支援機関にも同時調査が入ることがあります。
そのため、企業と支援機関が連携し、一貫した支援記録と報告体制を整えておくことが必要です。

特定技能と技能実習の監査の違い

技能実習制度の監査は「教育と技能移転」を目的としていますが、特定技能は「労働力としての就労」が前提です。
このため、監査の焦点も異なります。

つまり、特定技能では「労働者としての権利保護」が中心テーマとなり、労務管理・支援体制・契約内容の適正性が厳しく確認されます。

まとめ｜監査は制度健全化のための“予防点検”

特定技能の監査は、企業を罰するものではなく、制度の信頼性を高めるための“定期点検”です。

調査対象や頻度を理解し、法令遵守・支援体制・書類整備を怠らなければ、恐れる必要はありません。

「監査が来ても問題ない状態」こそ、優良な受入企業の証明といえるでしょう。

監査・実地調査で確認される主な内容

監査や実地調査では、形式的なチェックだけでなく、現場運用の実態や支援計画の実施状況まで細かく確認されます。

調査官は書類だけでなく、特定技能外国人本人や企業担当者への面談も行い、「制度どおりに運用されているか」を多角的に判断します。

ここでは、実際の調査で確認される主な項目を具体的に解説します。

備え置くべき書類（雇用契約書・出勤簿・賃金台帳など）

調査で最初に確認されるのが、労働関係書類の整備状況です。

最低限、以下の書類は常に最新の状態で保管しておく必要があります。

• 雇用契約書／雇用条件書（外国人本人が理解できる言語で作成）
• 出勤簿・勤怠管理表（タイムカード等）
• 賃金台帳・給与明細書
• 労働条件通知書・就業規則
• 支援計画書・実施報告書
• 健康診断結果・安全衛生教育記録
• 在留カード・パスポートの写し

これらは、入管庁や労基署が“現物確認”を行う項目です。
電子管理の場合も、印刷可能な状態で即時提出できるよう準備しておきましょう。

特定技能外国人への面談項目

調査官は、外国人本人への個別面談を通じて実態を確認します。
質問内容の一例は以下の通りです。

• 「契約どおりの勤務時間で働けていますか？」
• 「給与の支払いは遅れなく行われていますか？」
• 「支援機関や企業担当者に相談できますか？」
• 「生活や仕事で困っていることはありますか？」

   

これらの質問は、企業説明と本人回答の整合性を確認する目的で行われます。
虚偽回答や隠ぺいがあった場合、企業側の信頼性が損なわれるため、日頃からの丁寧なフォローが大切です。

企業担当者へのヒアリング内容

企業側にもヒアリングが実施され、以下のような内容を確認されます。

• 雇用管理担当者の体制と役割分担
• 外国人への支援記録・報告体制
• 残業・休日管理の実態
• 支援機関との情報共有方法
• トラブル発生時の対応フロー

   

調査官は、企業担当者の説明内容が書類や支援計画と一致しているかを重視します。
現場担当者が制度理解不足の場合、改善指導の対象となるケースもあるため、担当者教育を定期的に実施することが望まれます。

支援計画の実施状況と生活支援体制の確認

特定技能外国人への支援計画は、監査で特に注目される項目です。
確認される主なポイントは次のとおりです。

• 入国時オリエンテーション・生活ガイドの実施記録
• 住宅・生活用品の手配
• 公的手続き（年金・保険・税務）の支援状況
• 日本語学習支援・相談体制の整備
• 定期面談の実施記録・苦情対応履歴

   

これらは「義務的支援」として制度上必須です。
未実施や記録漏れがあれば改善命令や警告処分の対象となるため、支援報告書・写真・署名入り記録などを残すことが大切です。

まとめ｜監査は「書類」と「実態」の両面確認

監査・実地調査では、書類が揃っているだけでは不十分です。
書面上の情報と現場の運用実態が一致しているかを確認されるため、

• 書類の更新・保存
• 支援の実施記録
• 担当者の制度理解

   

これら3点を常に維持することが、調査通過の鍵です。
監査は企業の信頼度を示す機会でもあるため、「整えて見せる」ではなく「日常的に整っている」状態を目指しましょう。

監査前に準備しておくべき書類と体制

監査や実地調査に備える最大のポイントは、「日常的に整備されていること」です。

書類を慌てて集めたり、形式だけ整える対応では不備を指摘される可能性が高くなります。

特定技能の監査では、書類だけでなく、支援体制・管理方法・記録の一貫性まで確認されるため、

あらかじめ「揃えるべきもの」と「運用すべき体制」を把握しておくことが不可欠です。

企業側が揃えておくべき帳簿・契約関連書類

企業が監査前に必ず整備しておくべき書類は以下の通りです。
いずれも最新版・署名済み・実態と一致していることが重要です。

特に雇用契約書と賃金台帳の不一致は、最も多い指摘事例です。
給与額・手当・控除項目は契約書どおり支払われているかを常に確認しましょう。

登録支援機関との連携内容・支援記録の整理

監査では、企業と登録支援機関の情報共有状況も重視されます。
以下の点を定期的に整理しておくことが推奨されます。

• 支援計画の最新バージョンと実施記録を照合

   

• 面談結果や生活支援内容を月ごとに記録

   

• トラブル・相談履歴を残し、対応経過を文書化

   

• 支援報告書を企業側でもコピー保管

   

支援内容が「支援機関任せ」になっている企業は監査時に弱く見られがちです。
企業自身が支援の全体像を把握し、報告書を確認できる状態を整えることが信頼確保につながります。

内部監査や自己点検の実施方法

外部の監査を待つのではなく、**定期的な自己点検（内部監査）**を行うことが理想的です。
チェックリスト形式で確認を行い、改善が必要な箇所を即修正できるようにします。

例として、次のような項目を月1回確認すると効果的です。

• 契約書・台帳・出勤簿の内容一致

   

• 支援計画実施の記録が残っているか

   

• 面談・相談対応の履歴を保存しているか

   

• 在留資格更新の期限管理ができているか

   

また、第三者（支援機関・社労士・行政書士など）による外部監査を併用すると、
自社の盲点を早期に発見し、入管調査への備えが強化されます。

文書の保管期間と更新管理のポイント

監査で提出を求められる書類は、原則として雇用期間＋3年間（最低でも在留期間中）は保存が必要です。
ただし、税務・社会保険関係書類は5〜7年保存を求められるケースもあります。

▼保管のポイント▼

• 電子データの場合もバックアップを二重保存

   

• 更新履歴を残し、過去の契約書も破棄しない

   

• 担当者交代時に保管場所とルールを共有

   

**「どこに・誰が・どの書類を管理しているか」**を明確にし、調査時に即提出できる体制を作っておくことが理想です。

まとめ｜監査対策の基本は「整理・記録・共有」

監査の準備で重要なのは、正しい書類を整えること以上に、運用の一貫性です。

書類を整備し、支援機関と連携し、内部点検を定期化することで、監査時も慌てることはありません。

「整理・記録・共有」の3つを意識して運用すれば、入管監査にも自信を持って臨めます。

監査で指摘されやすい違反事例と改善策

監査の現場では、単なる書類不足だけでなく、日常運用のズレや説明不足が原因で違反とみなされるケースも少なくありません。

ここでは、実際に多くの企業が指摘を受けた代表的な事例と、その改善策を紹介します。

どれも事前に対処できる内容ばかりです。

報酬・労働条件に関する違反

最も多い指摘が、雇用契約書と実際の労働条件が一致していないケースです。

具体例としては以下のようなものがあります。

• 契約書にない残業が常態化している
• 支給額が契約より低い（残業代・休日手当含む）
• 勤務時間の記録と賃金台帳が不一致

   

▼改善策▼

• 契約書更新時に実態を反映させる
• 賃金台帳と勤怠記録を月次で照合する
• 外国人本人に母国語で契約内容を再説明する

   

透明な労務管理を徹底し、「契約書＝現場実態」を守ることが最も重要です。

支援計画の未実施・記録不足

「支援計画は作成したが、実際の支援記録が残っていない」ケースも頻発しています。

入管庁の調査では、実施証明（写真・面談記録・報告書）がない場合、

「支援未実施」と判断されることがあります。

▼改善策▼

• 支援実施時に写真・サイン入り記録を残す
• 面談内容を定型フォーマットで文書化
• 登録支援機関からの報告書を企業側でも保管

   

形式的な支援ではなく、実施証拠を“見える化”することがポイントです。

社会保険・税務処理の不備

監査では「社会保険に未加入」「源泉徴収の誤り」などの税務関連の不備も厳しく見られます。

違反が発覚すると、企業全体の信用問題に直結します。

▼改善策▼

• 社会保険・雇用保険・年金への加入状況を一覧化
• 源泉徴収票や納付書を定期的にチェック
• 会計担当・人事担当の連携を強化

   

会計ソフトや税理士による外部チェックを導入すると、初期段階で誤りを防止できます。

外国人への説明不足・情報共有の欠如

監査で増えているのが、外国人が自分の契約内容を理解していないケースです。
契約書や就業規則が日本語のみで提示されており、内容が把握できていない例が多く見られます。

▼改善策▼

• 母国語または英語による重要項目の翻訳を用意

   

• オリエンテーションで「質問タイム」を設ける

   

• 相談窓口やSNSグループで日常的に情報共有する

   

「説明した」ではなく、「理解された」状態を目指すことが重要です。

外国人が安心して働ける職場は、監査でも高評価を得やすくなります。

まとめ｜“書類違反”よりも“運用違反”が多い現実

特定技能の監査で問題視されるのは、形式上の不備よりも実態とのズレです。

契約・支援・説明が形だけで終わっていると、制度運用全体が不適正と判断されます。

そのためには以下の3点を意識しましょう。

• 契約内容と現場運用の整合性を保つ

   

• 支援記録を定期的に残す

   

• 外国人との双方向の理解を確立する

   

これらを徹底することで、監査に強い組織体制が自然と整い、法令遵守と信頼性向上の両立が可能になります。

違反が発覚した場合のリスクと企業への影響

特定技能の監査で違反が見つかった場合、単なる「注意」で済むとは限りません。

改善指導・罰則・受け入れ停止など、企業に大きな影響を及ぼすケースがあります。

また、違反内容によっては、雇用されている特定技能外国人本人の在留資格にも影響が及ぶこともあるため、慎重な対応が求められます。

ここでは、違反が発覚した場合に想定されるリスクと、その後の対処・予防策を整理します。

入管法違反による罰則・行政指導

監査で確認される違反の中でも最も重いのが、入管法（出入国管理及び難民認定法）違反です。
主な違反事例と処分の例は以下の通りです。

特定技能制度では、形式的な誤りでも「不適正運用」とみなされる可能性があり、
企業の管理責任が厳格に問われます。

特定技能受け入れ停止・登録抹消の可能性

重大な違反が確認された場合、特定技能外国人の受け入れが停止されることがあります。
特に以下のケースでは、企業・登録支援機関ともに登録抹消のリスクが高まります。

• 改善命令を受けても再発が続いた場合

   

• 虚偽報告・不正就労への関与があった場合

   

• 支援義務違反（生活支援・面談未実施など）が発覚した場合

   

登録抹消となると、新規の特定技能受け入れが不可能となるだけでなく、既存の雇用契約も継続困難となるため、企業へのダメージは非常に大きいです。

また、行政指導が公表される場合もあり、企業ブランドや信用力への影響は避けられません。

外国人本人の在留資格への影響

企業側の違反が発覚すると、直接的に影響を受けるのが特定技能外国人本人です。
たとえば、以下のような状況が発生します。

• 雇用先企業が受け入れ停止 → 在留資格の継続が困難に

   

• 労働条件の変更・違反 → 更新申請が不許可になるリスク

   

• 支援未実施・説明不足 → 生活環境の悪化・離職リスク増加

   

企業側の不備であっても、本人の在留に影響が出るケースが多いため、
「外国人の生活と在留を守る責任」は企業にもあると認識しておく必要があります。

再発防止のための体制強化策

違反を防ぐためには、事後対応ではなく、体制そのものを整えることが最も有効です。
再発防止のために企業が行うべき代表的な対策は以下の通りです。

• 担当者教育の徹底：特定技能制度の理解を深め、更新時に最新情報を共有

   

• 支援計画の定期見直し：制度変更や人員増に応じて随時更新

   

• 月次報告体制の確立：支援記録・勤怠・給与を定期確認

   

• 第三者チェック導入：行政書士や専門コンサルによる監査代行を活用

   

企業規模に関係なく、内部監査の仕組みを整えることが再発防止の第一歩です。

まとめ｜違反対応の要は「誠実な改善と透明性」

違反が発覚した場合は、隠すよりも迅速かつ誠実な改善報告を行うことが最も重要です。

行政は、再発防止の姿勢と具体的な改善策を重視します。

不備を認め、透明性を持って対応することで、企業としての信頼回復が可能になります。

「問題を防ぐ力」だけでなく、「問題が起きたときの対応力」も、特定技能受け入れ企業の評価指標です。

監査対策として企業が今すぐできる実務ポイント

特定技能の監査は、突然行われることもあります。

「準備が間に合わない」「担当者が対応できない」という事態を防ぐためには、

普段からできる実務的な監査対策を仕組み化しておくことが欠かせません。

ここでは、今すぐ着手できる実践的な対策を4つ紹介します。

定期的な社内チェックと支援記録の更新

監査に強い企業ほど、月次または四半期ごとの社内チェックを徹底しています。
とくに以下の項目を定期点検することで、初期段階でリスクを発見できます。

• 雇用契約・支援計画・賃金台帳の整合性

   

• 支援記録・面談記録・相談対応履歴の更新

   

• 在留カードの有効期限や更新スケジュールの管理

   

Excelや専用管理ツールを活用し、「誰が・いつ・何を確認したか」を記録に残すことで、監査時の信頼度が高まります。

入管局からの調査通知への対応手順

監査の通知は、郵送またはメールで突然届くことがあります。
その際に慌てず対応できるよう、以下のフローを明文化しておくと安心です。

1. 通知受領後、調査範囲・日時・提出書類を即確認

    

2. 担当部署・登録支援機関に共有

    

3. 提出書類を最新化・確認し、不備があれば修正

    

4. 当日の対応担当者を明確化（代表者・通訳者含む）

    

監査前日には模擬チェックを行い、全ての書類が即提出できる状態を整えることが理想です。

トラブルを防ぐための情報共有と教育体制

監査では、**「現場担当者が制度を理解していない」**ことが指摘されるケースも多くあります。
制度の変更点を正しく共有し、教育を継続する体制をつくりましょう。

• 月1回の担当者ミーティングで最新情報を共有

   

• 新任担当者への引き継ぎマニュアルを作成

   

• 外国人とのコミュニケーション研修を実施

   

知識の属人化を防ぎ、**“誰でも対応できる組織体制”**をつくることが、最も効果的な監査対策です。

登録支援機関・行政書士との連携強化

特定技能制度は変更が多く、法令や手続きが頻繁に更新されます。

そのため、専門家との継続的な連携が監査リスクを最小化します。

• 登録支援機関との定例報告・ミーティングを設定

   

• 行政書士や社労士に年1回の外部監査を依頼

   

• 制度改正や通達を受けたら社内ルールに即反映

   

特に、支援報告書の整備・翻訳文書の監修・契約書類の法的確認は専門家の助力で精度が高まります。
結果として、監査時にも「専門的監督下で運用している企業」として高評価を受けやすくなります。

まとめ｜「日常運用＝監査対策」が理想の状態

効果的な監査対策とは、特別な準備をしなくても通る状態をつくることです。

日々の社内点検・教育・情報共有を積み重ねることで、監査は“イベント”ではなく“日常業務の延長”になります。

• 点検の定期化

   

• 書類と実態の整合性

   

• 支援機関・専門家との連携

   

この3点を軸に運用を続ければ、どんな監査が来ても安心して対応できる体制を築くことができます。

監査を恐れるのではなく、信頼を高めるチャンスとして活かす姿勢が、特定技能制度を持続的に活用する企業の条件です。

監査を「怖いもの」から「信頼を高める機会」に変える発想

「監査」と聞くと、どうしても“企業を取り締まるもの”というイメージを持たれがちです。

しかし、特定技能制度における監査は、適正運用を確認し、企業と外国人双方がより良い関係を築くためのチャンスでもあります。

調査を恐れるのではなく、**「自社の誠実な運用を証明し、信頼を高める場」**として前向きに捉えることで、監査は企業の成長につながります。

ここでは、監査をプラスに活かすための3つの考え方を紹介します。

監査を通じて企業の適正運用を可視化する

監査の最大の意義は、企業のコンプライアンス体制を“見える化”できることです。

書類や記録を通じて、労働条件・支援計画・法令遵守が明確に示されることで、

外部に対して「この企業は制度を正しく運用している」という信頼を得ることができます。

一例として、監査後に行政機関から「改善指摘なし」の評価を受けた企業では、

登録支援機関・取引先・採用候補者からの信頼が高まり、次の採用活動で有利に働いたケースもあります。

つまり、監査は「監視」ではなく、自社の信頼性を可視化する広報活動の一部とも言えるのです。

外国人労働者が安心して働ける環境づくりにつなげる

監査は、外国人労働者が安全かつ安心して働ける職場づくりのきっかけにもなります。

調査では、生活支援・相談対応・日本語教育などの実施状況も確認されるため、

監査対応を通じて支援体制を見直すことが、結果的に離職防止や職場の安定につながります。

たとえば、監査準備の一環として面談体制を整備した企業では、

外国人社員とのコミュニケーションが円滑になり、相談件数が減少・定着率が上昇したという事例もあります。

監査を「義務」ではなく「働く人を守る制度」として活用することが、企業価値を高める第一歩です。

支援体制を改善し、社内の人材育成にも活かす

監査を通して明らかになるのは、書類の不足だけでなく、運用上の課題や改善点です。

その気づきを放置せず、教育・マニュアル整備・役割分担の見直しに反映させれば、社内全体のスキルアップにつながります。

特に、特定技能担当者・支援担当者・人事労務スタッフの間で監査内容を共有し、「次回の監査ではここをさらに良くしよう」というPDCAを回すことが理想です。

結果として、監査は単なる点検作業ではなく、
「自社の制度理解を深め、人を育てる教育の場」へと変わっていきます。

まとめ｜監査は“信頼と成長”を証明するチャンス

特定技能の監査は、恐れるべき「検査」ではなく、信頼を積み上げる機会です。
企業の誠実な取り組みが可視化されれば、

• 行政からの評価
• 外国人従業員の安心感
• 社内のモチベーション

  この3つが同時に向上します。

監査を「通過すべき壁」ではなく、「自社の強みを証明するステージ」と捉えれば、特定技能制度を通じた採用・育成・社会的信頼のすべてが前向きに循環していきます。

まとめ｜監査を恐れず、適正運用を「信頼の証」に変えることが重要

特定技能制度における監査は、企業を罰するためのものではなく、制度を健全に運用しているかを確認するための仕組みです。

つまり、監査は「危険信号」ではなく、「自社の信頼性を証明できるチャンス」と捉えるべきです。

本記事で紹介した要点を整理すると、以下のとおりです。

監査の基本理解

• 実地調査・定期調査は入管庁などが実施し、制度運用や労働環境を確認する。
• 書類整備・支援実施・法令順守が確認されるため、形式と実態の整合性が重要。

監査に向けた準備と体制づくり

• 雇用契約書・賃金台帳・支援計画書などを常に最新化しておく。
• 登録支援機関との情報共有を強化し、記録・報告を定期的に整理。
• 内部監査や月次点検をルーティン化し、「常に見られても問題ない状態」を維持する。

違反・不備のリスク管理

• 契約内容の不一致や支援未実施は、入管法違反と見なされる可能性あり。
• 改善命令・受け入れ停止・登録抹消などの行政処分につながるケースも。
• 外国人本人の在留資格に影響を及ぼす恐れがあるため、誠実な運用が不可欠。

実践的な監査対策

• 定期チェック・社内教育・支援記録の更新を習慣化する。
• 入管局からの調査通知には、迅速かつ正確に対応する体制を作る。
• 行政書士・支援機関などの専門家と連携し、法改正にも柔軟に対応する。

“監査をチャンスに変える”考え方

• 監査を通じて自社の適正運用を可視化し、対外的な信頼を強化。
• 外国人が安心して働ける環境を整えることで、定着率・モチベーションも向上。
• 支援体制の改善は、結果的に「人を育てる企業文化の強化」にもつながる。

監査は、特定技能制度を長期的に運用していく上で避けられないステップです。

しかし、それを「管理される立場」ではなく「信頼を証明する立場」として捉えることで、企業の透明性・信頼性・組織力は一段と高まります。

正しく準備し、誠実に運用する企業こそが、これからの外国人雇用をリードしていく存在です。