05/21 (水)更新
在留資格の更新申請がラクになる！オンライン対応でやるべき準備とは
在留資格の更新は、日本で働く外国人やその雇用主にとって、避けて通れない重要な手続きです。
これまで入管への訪問や郵送対応が必要だったこの申請も、近年ではオンラインでの手続きが可能になり、業務の効率化が進んでいます。
しかし、「どの在留資格がオンラインで申請できるの？」「何を準備すればスムーズに進められるの？」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
特に初めてオンライン申請に取り組む企業や担当者にとって、必要な準備や注意点を正しく理解することは非常に重要です。
本記事では、在留資格のオンライン更新に関する基本情報から、申請のステップ、準備すべき書類や社内体制まで、実務に役立つ情報をわかりやすく整理してご紹介します。
この記事を読めば、オンライン申請のハードルがグッと下がり、余計なトラブルを回避するための備えができるようになります。
在留資格のオンライン申請とは何か
外国人が日本に滞在するためには、活動内容に応じた「在留資格」を取得し、適切に更新する必要があります。
これまでは書類の持参や郵送が一般的でしたが、現在は一部の手続きがオンラインで対応可能になり、企業や申請者の負担を大幅に軽減できるようになりました。
ここでは、在留資格の基礎知識からオンライン申請で対応できる手続きまで、これから申請に臨む方が理解すべきポイントを整理して解説します。
在留資格とは何か？基本の考え方
在留資格とは、外国人が日本で行う活動の内容に応じて与えられる法的な資格であり、ビザとは別の概念です。
「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」「留学」など、約30種類以上の在留資格が存在し、それぞれの活動範囲や滞在期間が決められています。
滞在を継続するためには、期限内の更新や変更手続きが必須となり、期限切れや不正滞在は強制退去のリスクも伴うため、正確な手続きが求められます。
更新手続きも含めてオンラインで申請できる？
出入国在留管理庁では、一部の在留資格や手続きに限りオンライン申請を導入しています。
対象者が条件を満たしていれば、入管へ出向かずにインターネット上で申請が可能となります。
オンラインで更新できるかどうかは在留資格の種類や本人の状況によって異なるため、事前に対応資格と手続き内容を確認することが重要です。
また、「利用申出」の手続きやID・パスワードの取得が必要な点にも注意が必要です。
オンライン申請でできる手続き一覧
現時点でオンライン対応している主な手続きは、以下のようなものがあります。
- 在留期間の更新許可申請
- 在留資格の変更許可申請
- 資格外活動許可申請
- 再入国許可申請
- 在留カードの再交付申請
- 中長期在留者の各種届出（住居変更など）
これらの申請は、外国人本人の申請だけでなく、企業の人事担当者や行政書士による代理申請でも対応可能です。
なお、申請には「出入国在留管理庁 在留申請オンラインシステム」のアカウントが必要となります。
在留資格オンライン申請の基本をおさえよう
在留資格は外国人の日本滞在の基盤であり、その更新や変更を適切に行うことは企業にも本人にも大きな責任があります。オンライン申請を活用することで、手続きの手間と時間を大幅に削減できますが、事前の準備や対応範囲の確認が不可欠です。
まずは、自分の在留資格がオンライン申請の対象かどうかを確認し、正確な情報と書類をもとに、スムーズな手続きに備えましょう。
オンライン申請のメリットとデメリット
在留資格の更新や変更手続きをオンラインで行えるようになったことで、企業や外国人本人にとっての手間や負担は大きく変わりつつあります。
場所や時間を選ばずに申請できる利便性は非常に大きく、業務の効率化にもつながります。
しかし一方で、インターネットを通じた申請ならではの注意点や制限も存在します。
ここでは、在留資格のオンライン申請における具体的なメリットとデメリットを整理し、導入前に知っておくべきポイントを解説します。
時間・場所を選ばず申請できる
オンライン申請の最も大きなメリットのひとつが、いつでもどこでも申請手続きができるという利便性です。
これまでのように入管の窓口に直接出向く必要がなく、自宅や職場のパソコンから申請が可能になります。
これにより、入管の混雑や受付時間に縛られることなく、スケジュールに合わせて柔軟に対応できるのが大きな特徴です。
企業側にとっても、担当者が複数の申請を一括で処理しやすくなり、業務負担の軽減につながります。
郵送や対面よりも手続きが効率化される
従来は紙の書類を用意して郵送したり、対面での確認を受けたりする必要がありました。
しかしオンライン申請では、必要書類をPDFなどの電子データとしてアップロードでき、申請から結果通知までが一つのシステム上で完結します。
さらに、入力データの一部は自動保存されるため、再申請や複数人の登録がスムーズに行える利点もあります。
特に外国人を多く雇用している企業では、一括申請機能（CSVアップロード）を活用することで大幅な効率化が期待できます。
申請手数料は無料？費用面の注意点
在留資格のオンライン申請そのものに、システム利用料や追加手数料は発生しません。
つまり、申請にかかるコストは原則として紙申請と同等です。
ただし、申請の種類によっては印紙代（例：更新で4,000円など）が必要であり、これは紙申請と同様に法定で定められた費用です。
また、添付書類の作成や電子証明書の取得に別途費用が発生する場合もあるため、あらかじめ確認しておくことが大切です。
システムや通信環境に依存するリスク
オンライン申請は便利な反面、パソコンや通信環境、ブラウザの設定などに強く依存します。
たとえば、一部のブラウザではシステムが正常に動作しない、ファイルのアップロード時にエラーが出るなどの技術的なトラブルが発生することもあります。
また、申請途中で通信が切断された場合、入力内容が保存されず最初からやり直しになることもあるため、安定したネット環境と定期的な保存が重要です。
海外からは利用できない等の制限に注意
オンライン申請は万能ではなく、日本国内からのアクセスに限定されている点にも注意が必要です。
具体的には、海外IPアドレスからは申請システムにログインできないよう制限されており、一時帰国中の外国人や、海外から支援している企業担当者には不向きな仕組みです。
また、一部の在留資格や申請手続き（永住申請や一時帰国関連など）はオンラインでは対応していないため、事前に申請の対象範囲を確認する必要があります。
オンライン申請は便利だが、事前確認と準備が鍵
在留資格のオンライン申請は、場所・時間に縛られず、効率よく手続きを進められる画期的な仕組みです。
特に企業にとっては、業務の簡略化や人的コストの削減につながる大きなメリットがあります。
一方で、技術的なトラブルや利用上の制限など、オンラインならではの注意点も無視できません。
便利さを活かすには、対象手続き・必要書類・システム環境を事前にしっかり確認し、トラブルを避ける準備を整えることが不可欠です。
どの在留資格がオンライン申請に対応しているか
「自分の在留資格はオンライン申請の対象なのか？」という疑問は、多くの外国人本人や企業の担当者が抱える共通の関心です。
出入国在留管理庁（入管）では、オンライン申請に対応している在留資格や手続きを段階的に拡大しており、現在では多くの就労系ビザが対象となっています。
しかし、すべての在留資格が対応しているわけではなく、また申請できる人の条件も定められているため、正確な情報を把握することが非常に重要です。
このセクションでは、現在オンライン申請が可能な在留資格の種類、対応手続き、そして申請可能な立場について整理して解説します。
オンライン申請できる在留資格の種類（例：特定技能、技術・人文知識・国際業務など）
2025年5月時点で、出入国在留管理庁が公式にオンライン申請の対象としている在留資格は、主に就労や活動を伴う以下のようなカテゴリです。
- 特定技能
- 技術・人文知識・国際業務
- 高度専門職
- 企業内転勤
- 技能実習
- 経営・管理
- 留学（大学・専門学校）
- 家族滞在（就労者や留学生の家族）
- 日本人の配偶者等
これらの在留資格は、日本国内で活動する外国人の大多数をカバーしており、とくに労働力として受け入れが多い分野において、オンライン化が進められています。
一方で、「短期滞在」や「永住者」など一部の資格については、現在のところオンライン申請には対応していない点に注意が必要です。
対象となる手続き（更新・変更・再入国許可など）
オンライン申請で対応している手続きは、在留資格ごとに若干の違いがありますが、基本的には以下の手続きがオンライン対応しています。
- 在留期間の更新許可申請
- 在留資格の変更許可申請
- 再入国許可申請
- 資格外活動許可申請
- 在留カードの再交付申請
- 所属機関に関する届出（転職・退職など）
とくに「在留期間更新」「資格変更」は多くの企業や外国人本人にとって関係が深いため、オンライン化の恩恵が最も大きい手続きと言えます。
一方で、永住許可申請や難民認定、退去強制に関する手続きなどはオンライン非対応であり、今後の制度改正を待つ必要があります。
申請できる人の条件（本人、代理人、所属機関など）
オンライン申請を行えるのは、以下のいずれかの立場に該当する者に限られます。
誰でも自由に申請できるわけではないため、権限の有無をしっかり確認することが重要です。
- 外国人本人（18歳以上）
- 法定代理人（例：親や後見人など）
- 所属機関の職員（企業の人事担当者など）
- 行政書士・弁護士（入管申請取次資格を有する者）
これらの申請者は、事前に「利用申出」を行い、IDとパスワードを取得することでオンライン申請が可能になります。
また、所属機関（雇用主）が申請する場合には、入管へ届け出済みの機関コードが必要となり、これが未登録の場合はオンライン手続きができません。
つまり、申請者の立場や所属によってオンライン申請の可否が分かれるため、申請前に「自分（または自社）がオンライン申請できるのか」を必ず確認しておくべきです。
自分の在留資格と手続きが対応しているかを必ず確認しよう
オンライン申請は、対応している在留資格・手続き・申請者の立場が明確に定められています。
特定技能や就労ビザを中心に多くの在留資格が対象となっていますが、すべてのケースに対応しているわけではありません。
申請前には、対象かどうか、どの手続きが可能か、そして誰が申請できるのかを明確に確認することが、スムーズな手続きへの第一歩です。
特に企業の担当者は、所属機関としての登録状況も含め、事前準備を怠らないことが成功の鍵となるでしょう。
申請の流れをステップごとに解説
在留資格のオンライン申請は、便利な反面、「何から始めればいいのかわからない」と感じる方も多いのではないでしょうか。
実際、オンライン申請を行うには、事前の登録や書類の準備、正しい申請手順の理解が欠かせません。
このセクションでは、初めてオンライン申請を行う人や企業担当者のために、具体的な申請の流れをステップごとにわかりやすく解説します。
個人申請と複数人をまとめて申請する場合の両方に対応した手順を取り上げているので、自社の状況に応じた進め方を確認してみてください。
利用申出とID・パスワード登録の方法
オンライン申請を始めるためには、まず「利用申出」の手続きが必要です。
これは、申請システムを使用する前に、自分が申請可能な立場であることを入管庁に登録する手続きです。
手順は以下のとおりです。
- 法務省の「在留申請オンラインシステム」専用ページにアクセス
- 利用者種別を選択（外国人本人・所属機関・行政書士等）
- メールアドレスを入力し、仮登録申請
- メールで届いた本登録ページからパスワードや基本情報を登録
- 登録が完了すると、IDとログイン情報が発行される
この手続きを完了してはじめて、オンラインでの申請入力画面に進むことが可能になります。
申請情報の入力と書類の添付方法
IDとパスワードが取得できたら、実際の申請に進みます。
ログイン後、申請画面から対象となる在留資格や手続きの種類を選択し、申請内容を入力していきます。
入力項目には以下のようなものがあります。
- 申請者（外国人）の氏名・生年月日・国籍
- 現在の在留資格および期間
- 所属機関情報（雇用先など）
- 扶養家族や住宅情報（必要に応じて）
さらに、必要書類をPDFや画像データとしてアップロードする工程があります。
ファイルサイズは10MB以下が推奨されており、形式はPDF、JPEG、PNGが一般的です。
ここで注意すべき点は、ファイル名の付け方や入力項目の表記ミス。
エラーの原因になることも多いため、内容を送信する前に必ず最終確認を行いましょう。
申請後の通知・審査・在留カードの更新までの流れ
申請が完了すると、ステータスは「審査中」となり、登録したメールアドレス宛に受付通知が届きます。
その後、入管での審査が行われ、数日〜数週間後に審査結果がメールまたはオンライン画面で通知されます。
承認された場合の対応は以下のとおりです。
- 郵送での在留カード送付（本人確認書類などの追加提出が必要な場合あり）
- 入管への来庁予約（対面でのカード受領が必要なケース）
- システム内での交付通知ダウンロード（対象限定）
審査に不備があった場合には、追加資料の提出依頼が届くことがあります。
この際は速やかに対応することが、スムーズな更新のカギです。
CSVや一括申請による申請方法（複数人の場合）
企業で複数名の外国人を雇用している場合、一人ずつ手続きを行うのは手間と時間がかかります。
そこで用意されているのが、CSVファイルによる一括申請機能です。
利用手順は次のとおりです。
- 法務省サイトから指定のExcel形式のテンプレートをダウンロード
- テンプレートに沿って、各申請者の基本情報を入力
- 保存後にCSV形式に変換し、申請画面からアップロード
- 内容を確認して送信、ステータスが「審査中」へ
一括申請を使うことで、同じタイミングで複数人の処理が可能となり、大幅な業務時間の短縮につながります。
ただし、CSVの項目を1つでも間違えると全体が無効となるため、慎重に入力・確認を行うことが重要です。
正しいステップを踏めばオンライン申請は難しくない
在留資格のオンライン申請は、手順さえ正しく理解していれば決して難しいものではありません。
重要なのは、利用申出から始まり、情報入力・書類添付・審査対応・受領までの流れを把握し、各ステップでの注意点を意識することです。
企業で複数人を対応する場合にはCSV一括申請の活用が非常に有効で、人的コストや書類作成の手間も大幅に軽減されます。
初めての方も安心して取り組めるよう、事前準備とマニュアル整備を怠らず、トラブルのない申請を目指しましょう。
申請に必要な準備物と注意事項
在留資格のオンライン申請をスムーズに進めるためには、申請内容の正確さと事前の準備が成功のカギを握ります。
「必要な書類が揃っていない」「アップロードファイルが読み込まれない」「エラーが出て完了できない」といったトラブルは、申請者が準備段階で見落としていた基本的な要素が原因であることがほとんどです。
このセクションでは、申請前に必ず確認しておくべき必要書類・データ形式・入力上の注意点・技術的な要件やトラブルへの対処法をまとめて解説します。
必要な書類と電子データの形式
オンライン申請では、紙の提出書類の代わりに電子データとしてアップロードするファイルの準備が必要です。
書類の種類は申請内容によって異なりますが、以下のようなものが一般的です。
- パスポートの写し（顔写真・査証欄）
- 在留カードの写し（表・裏）
- 所属機関の証明書類（雇用契約書、在職証明書など）
- 住民票（必要に応じて）
- 顔写真（JPEGまたはPNG形式）
- 各種届出様式（PDF）
電子データの形式は、PDF・JPEG・PNGが基本で、1ファイル10MB以内が推奨されます。
また、スキャンデータは文字が読みやすいように高解像度で保存し、余白や不要な背景が含まれないよう調整するのが望ましいです。
申請情報の入力ミスや不備によるリスク
オンライン申請では、申請フォームへの入力内容がそのまま審査資料として使われます。
そのため、ちょっとした表記ゆれや記載漏れが「不備」と判断され、追加書類の提出や審査遅延につながることがあります。
よくある入力ミスの例
- ローマ字の綴り間違い（例：Taro → Tarro）
- 在留資格の選択ミス
- 入力漏れ（フリガナ・生年月日など）
- 電話番号や住所の記載ミス
- 添付書類のファイル名や分類ミス
特に、企業が複数人を申請する際には、コピー＆ペーストによる誤記や転記ミスに注意が必要です。
送信前のダブルチェックを徹底し、不備のない申請を心がけましょう。
対応ブラウザ・セキュリティ設定など技術的な注意点
申請システムは、特定の環境でのみ正常に動作するよう設計されています。
不適切な環境では、ボタンが反応しない、ファイルがアップロードできないなどの不具合が発生することがあります。
推奨されている環境
- ブラウザ – Google Chrome 最新版（Microsoft Edgeにも一部対応）
- OS – Windows 10 / 11、macOS 最新バージョン
- JavaScript – 有効化されていること
- ポップアップブロック – 無効に設定
- Cookie – 許可設定
また、会社のセキュリティソフトやネットワークフィルターが原因でアクセス制限がかかることもあります。
申請が進まない場合は、ネットワーク管理者やシステム担当と連携して環境を整備しましょう。
エラーメッセージへの対処法
オンライン申請中に表示されるエラーメッセージには、入力不備・ファイル形式の違反・システムエラーなどさまざまな原因があります。
慌てず、メッセージの内容を確認して適切に対処することが大切です。
よくあるエラーと対処例
- 「アップロードできません」→ ファイルサイズや拡張子を確認し、圧縮または変換する
- 「入力内容が正しくありません」→ すべての必須項目が埋まっているか再確認
- 「セッションが切れました」→ 長時間操作しなかった場合。再ログインして入力を再開
- 「予期せぬエラー」→ ブラウザのキャッシュクリア・別ブラウザで再試行
また、どうしても解決できない場合は、出入国在留管理庁のヘルプデスクに直接問い合わせるのが確実です。
正確な準備がオンライン申請成功の決め手に
オンライン申請をスムーズに完了させるためには、必要書類の電子化、正確な入力、そしてシステム環境の整備が不可欠です。
特に複数人分を一度に申請する企業では、人的ミスやファイルの取り違えを防ぐためのフローづくりが重要です。
エラーが起きたときも慌てず冷静に対処できるよう、事前にエラーパターンや推奨環境を把握しておきましょう。
確実な準備とミスのない申請によって、審査の迅速化と在留カードのスムーズな受領が実現できます。
入管の対応状況と管轄による違い
在留資格のオンライン申請を進める際、入国管理局（入管）の対応状況や管轄区域を正確に把握することが重要です。
申請先の入管によって、オンライン申請の対応状況や手続きの詳細が異なる場合があるため、事前に確認しておくことで、申請の遅延やトラブルを防ぐことができます。
このセクションでは、オンライン申請に対応している入管の一覧、管轄区域ごとの申請可能な手続きの違い、地域による取り扱いの注意点について詳しく解説します。
オンライン申請に対応している入管一覧
現在、出入国在留管理庁では、全国の地方出入国在留管理局およびその支局・出張所でオンライン申請が可能となっています。
ただし、一部の出張所や特定の手続きについては、オンライン申請に対応していない場合があるため、事前に確認が必要です。
主な地方出入国在留管理局とその管轄区域
- 東京出入国在留管理局 – 東京都、埼玉県、千葉県、神奈川県、茨城県、栃木県、群馬県、新潟県、山梨県、長野県
- 大阪出入国在留管理局 – 大阪府、京都府、兵庫県、奈良県、滋賀県、和歌山県
- 名古屋出入国在留管理局 – 愛知県、岐阜県、三重県、静岡県
- 広島出入国在留管理局 – 広島県、岡山県、山口県、鳥取県、島根県
- 福岡出入国在留管理局 – 福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県、沖縄県
- 札幌出入国在留管理局 – 北海道
- 仙台出入国在留管理局 – 宮城県、青森県、岩手県、秋田県、山形県、福島県
- 高松出入国在留管理局 – 香川県、徳島県、愛媛県、高知県
各局の詳細な情報やオンライン申請の対応状況については、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトをご確認ください。
入管の管轄と申請可能な手続きの違い
入管の管轄区域によって、申請可能な手続きや対応状況が異なる場合があります。
例えば、一部の出張所では、特定の在留資格や手続きに対応していないことがあります。
また、オンライン申請に対応している手続きの種類も、管轄区域によって異なる場合があるため、事前に確認が必要です。
主なオンライン申請対応手続き
- 在留資格認定証明書交付申請
- 在留期間更新許可申請
- 在留資格変更許可申請
- 再入国許可申請
- 資格外活動許可申請
- 永住許可申請
- 就労資格証明書交付申請
ただし、これらの手続きがすべての入管でオンライン申請に対応しているわけではありません。
各入管の対応状況については、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで確認することをおすすめします。
地域による取り扱いの違いや注意点
地域によって、オンライン申請の取り扱いや対応状況に違いがある場合があります。
例えば、一部の地域では、オンライン申請に必要な書類の提出方法や審査期間が異なることがあります。
また、地方出入国在留管理局の中には、オンライン申請に関する独自のガイドラインや注意事項を設けている場合もあります。
地域ごとの取り扱いの違いを把握するためには、以下の点に注意してください。
- 申請先の入管の公式ウェブサイトや窓口で、オンライン申請の対応状況や必要書類を確認する。
- 申請する在留資格や手続きが、オンライン申請に対応しているかを確認する。
- オンライン申請に関する最新の情報や変更点を定期的にチェックする。
これらの注意点を踏まえて、申請を進めることで、スムーズな手続きが可能となります。
入管の対応状況と管轄を正確に把握し、スムーズな申請を実現しよう
在留資格のオンライン申請を成功させるためには、入管の対応状況や管轄区域を正確に把握することが不可欠です。
申請先の入管によって、オンライン申請の対応状況や手続きの詳細が異なる場合があるため、事前に確認しておくことで、申請の遅延やトラブルを防ぐことができます。
また、地域による取り扱いの違いや注意点を理解し、必要な書類や手続きの準備を整えることで、スムーズな申請が可能となります。
最新の情報を常にチェックし、適切な対応を心がけましょう。
特定技能のオンライン申請に関する特記事項
特定技能ビザは、日本の人手不足を補うために導入された比較的新しい在留資格です。
対応する業種が明確に定められており、技能評価試験や日本語能力の証明が必要な点が特徴ですが、それだけに申請手続きには細かなルールや確認事項が多くあります。
オンライン申請も可能ですが、一般的な在留資格とは異なるステップや注意点があるため、特定技能に特化した申請フローを正しく理解することが不可欠です。
ここでは、特定技能での申請時に必要なオンライン上の専用手続き、所属機関としての要件、提出すべき書類や審査の流れについて整理して解説します。
特定技能での申請時の専用ステップ
特定技能は、他の在留資格よりも手続きの過程がやや複雑で、オンライン申請でも専用のステップが設けられています。
申請にはまず「利用申出」と「所属機関コードの取得」が必須です。
これを行わなければ、特定技能の申請フォーム自体にアクセスすることができません。
申請の流れは以下のようになります。
- 所属機関が出入国在留管理庁に「利用申出書」を提出し、承認を受ける
- 専用IDとパスワードが発行され、申請システムにログイン可能となる
- 特定技能の申請画面から「在留資格変更」または「期間更新」などの手続きを選択
- 所定の申請情報を入力し、書類を添付
- 申請後は審査→結果通知→在留カード受領へと進む
重要なのは、他の在留資格と違って、制度自体が新しく入管側の対応も年々アップデートされているため、常に最新版のガイドラインに沿って進める必要があるという点です。
所属機関の登録と確認事項
特定技能では、雇用する企業（＝所属機関）が満たすべき条件や登録事項が非常に厳格に定められています。
具体的には、以下のような要件を満たしていなければなりません。
- 労働・社会保険の適切な加入
- 適切な報酬の支払い（日本人と同等以上）
- 外国人支援計画の作成・実施
- 過去に不正な受け入れ実績がないこと
さらに、登録支援機関を活用しているか、または自社で外国人支援体制を確保しているかによって、提出書類の内容が変わってきます。
所属機関としてオンライン申請を行う際には、入管への「所属機関届出」が完了しており、最新の企業情報（住所・代表者・雇用状況など）が登録済みであることが求められます。
これらが未登録だったり更新されていないと、オンラインでの申請は受け付けられません。
特定技能申請における必要書類と流れ
特定技能の申請には、通常の在留資格よりも提出書類が多く、確認項目も複雑です。
申請時に求められる代表的な書類は以下のとおりです。
- 技能試験合格証明書
- 日本語能力証明書（N4以上、または国際交流基金の試験）
- 雇用契約書（労働条件を明記）
- 支援計画書（登録支援機関の支援内容含む）
- 所属機関の概要資料（会社案内・事業内容など）
- 在留カード（更新・変更の場合）
- 顔写真データ（JPEG・PNG）
これらを事前にPDF形式で準備し、オンライン申請画面にて項目ごとにアップロードします。
ファイルサイズや拡張子に注意しながら、分類ごとに適切な項目に添付することが重要です。
書類提出後は、入管からの追加資料の要請に備え、即時対応できる体制を整えておきましょう。
審査には通常数週間を要しますが、不備や確認事項があるとさらに長引くこともあります。
特定技能のオンライン申請は「制度理解」と「事前準備」がカギ
特定技能のオンライン申請は、通常の在留資格よりも制度が新しく手続きが複雑です。その分、準備不足や申請ミスが原因で受理されないリスクもあります。
特に、所属機関としての責任や支援体制の有無が審査で大きな比重を占めるため、社内の体制整備や最新情報の確認を怠らないことが求められます。
正しいフローを理解し、書類を事前にそろえておくことで、特定技能のオンライン申請は十分に活用できる仕組みです。
「雇用側」「申請者側」双方にとって、負担の少ない申請を実現するためにも、準備とチェックを丁寧に行いましょう。
よくある質問（FAQ）
在留資格のオンライン申請は便利で効率的な制度ですが、初めて利用する方や慣れていない担当者にとっては、疑問や不安がつきものです。
とくに、「途中でトラブルがあったらどうするのか？」「すべての手続きが本当にオンラインで完了するのか？」といった基本的な質問は多く寄せられています。
このセクションでは、利用者からよくある質問を取り上げ、オンライン申請に関する実務的な疑問点をわかりやすく解説します。
オンライン申請でも入管への訪問が必要な場合は？
原則として、オンライン申請は申請・書類提出・審査結果の通知までをすべてWeb上で完結させる仕組みです。
しかし、すべてのケースで来庁が不要というわけではありません。実際には、以下のようなケースで入管への訪問が必要になる場合があります。
- 在留カードの本人受領を郵送で行えない場合
- 申請に不備があり、対面での説明や資料提出を求められた場合
- 特別な事情があり、入管から来庁を指示された場合
- 在留資格変更など、本人確認を強く要する手続きに該当する場合
そのため、オンライン申請を行っても、後日メールや電話で「来庁してください」と通知される可能性があります。
完全な非対面を想定せず、柔軟に対応できる準備も必要です。
パスワードを忘れた場合の対処法
オンライン申請にログインするには、事前に登録したIDとパスワードが必要です。
万が一、パスワードを忘れてしまった場合は、法務省の「在留申請オンラインシステム」内の「パスワードをお忘れの方はこちら」のリンクから再設定を行うことが可能です。
再設定の手順は以下の通りです。
- 登録済みのメールアドレスを入力
- 認証コードが記載されたメールを受信
- コードを入力し、新しいパスワードを設定
- 再度ログインして申請画面へ進む
注意点として、メールアドレスに誤りがあると再設定ができないため、登録時の情報を正しく保管しておくことが重要です。
また、再設定後もログインできない場合は、ブラウザのキャッシュをクリアする、別のブラウザを試すといった方法も有効です。
郵送や対面と併用して申請できる？
はい、可能です。
オンライン申請に対応している手続きであっても、郵送や入管窓口での対面申請を選ぶことは引き続きできます。
たとえば、次のような状況では併用が現実的です。
- オンライン申請の対象外の在留資格や手続きを行いたい
- インターネット環境に不安がある
- 書類を紙で提出したほうが早く対応できる場合
- 特定技能のように、提出書類が多く電子化が煩雑なケース
一方で、同一の申請内容を「オンラインと郵送」で同時に二重に提出することは避けるべきです。
入管側で混乱が生じるため、どの申請方法で提出するかを事前に明確に決めておく必要があります。
また、一度オンラインで申請した場合は、その申請に関する続きや修正も原則オンライン上で対応します。
事前の理解がトラブル回避につながる
オンライン申請は便利な制度ですが、制度を正しく理解していないとトラブルや再申請の原因となります。
来庁が必要になる場合や、パスワードの再設定手順、郵送との併用可否といった基本的なポイントを押さえておくことで、安心して申請手続きを進められます。
とくに企業担当者は、申請者ごとの事情を踏まえた柔軟な対応が求められる場面もあるため、FAQに目を通し、トラブル時にも冷静に対応できる体制を整えておくとよいでしょう。
困ったときは専門家へ相談を
在留資格のオンライン申請は、システム上の手続きだけでなく、書類の正確さや制度理解も問われるため、場合によっては自力での対応が難しくなることもあります。
とくに、特定技能や技術・人文知識・国際業務などの就労ビザに関する申請では、企業側の責任範囲も広く、誤った処理は不許可のリスクを高めかねません。
そんな時に心強いのが、行政書士やビザ申請に精通した専門家の存在です。
このセクションでは、どのような場面で専門家に相談すべきか、また依頼先を選ぶときのポイントや注意点について整理して解説します。
どんなケースで行政書士や専門家に依頼すべきか
以下のようなケースでは、最初から専門家への相談・依頼を検討するのが賢明です。
- 申請の不許可歴がある、または過去にトラブルを経験している場合
- 特定技能や高度専門職など、手続きが複雑で書類が多い在留資格の場合
- 本人ではなく企業や登録支援機関が申請を行う場合
- 期限が迫っていて、迅速かつ正確な対応が求められるケース
- 外国人本人が日本語やPC操作に不安を感じている場合
専門家は、申請書類の作成代行だけでなく、制度の正しい解釈や入管への相談の橋渡し、追加書類対応まで一貫してサポートしてくれるのが利点です。
とくに外国人雇用を継続的に行っている企業では、顧問的な立場での契約を結ぶことで、申請のたびに手間をかけずに済むというメリットもあります。
専門家を選ぶ際のポイントと注意点
ビザ申請を依頼できる専門家には、主に以下の資格者が該当します。
- 行政書士（申請取次資格を持つ者）
- 弁護士（出入国管理法に関する業務経験がある者）
選ぶ際には、以下のポイントを参考にしましょう。
- 申請取次資格を保有しているか（＝入管への代理提出が可能）
- 特定の在留資格に関する実績があるか（特定技能、技能実習など）
- 料金体系が明確で、見積もり提示に応じてくれるか
- 外国語対応が可能か（外国人本人との直接のやりとりが必要な場合）
- レスポンスの早さと、柔軟な対応ができるか
また、近年ではオンラインで相談を受け付ける行政書士事務所も増えており、地方在住でもスムーズに専門家の力を借りることが可能です。
ただし、中にはビザ取得の不安をあおって過剰な料金を請求する悪質な業者も存在するため、口コミや実績、公式資格の有無をしっかりと確認して選ぶようにしましょう。
正しい判断と信頼できる専門家の活用でリスクを最小限に
在留資格のオンライン申請は、手軽で便利な反面、制度を誤って解釈してしまうと不許可や審査遅延につながるリスクもはらんでいます。
とくに企業側が外国人を雇用・支援する場合は、法令遵守の観点からも専門家のサポートを受けることが、結果的に効率的で安全な選択です。
「これは自分だけでは難しいかも」と感じたら、早めに行政書士や弁護士へ相談することで、安心して申請に臨むことができるでしょう。
在留資格のオンライン更新に向けた社内体制の整備方法
在留資格のオンライン申請制度が浸透する中で、外国人社員を受け入れている企業には、「制度に対応できる社内体制の整備」が求められています。
これまでのように紙での申請や行政書士への丸投げに頼るだけでは、情報管理や業務効率の面で不十分になりつつあります。
とくに更新手続きは、期限の管理や必要書類の把握を間違えると、社員本人にとって重大な影響を及ぼすリスクがあります。
このセクションでは、オンライン申請に対応するために企業が準備すべき担当者の選定、情報管理体制、緊急時対応、そして社員支援の仕組みについて、実践的な視点から解説します。
申請担当者の選定と業務フローの見直し
まず最初に取り組むべきは、在留資格更新の申請を社内で誰が担当するのかを明確にすることです。
人事部門が中心となるケースが多いですが、外国人社員を多く抱える企業では、専門の担当者や外国人雇用サポートチームを設置する企業も増えています。
業務フローの見直しポイントは以下の通りです：
- 申請時期の事前把握とリマインド設定
- 外国人社員との連絡手段の確保（言語・媒体）
- 必要書類の収集・保管・更新スケジュールの管理
- 入管庁への申請作業の分担（社内／外部連携）
これらをマニュアル化しておくことで、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能になります。
オンライン申請に対応した書類保管・管理方法
オンライン申請では、多くの書類を電子データで準備・提出する必要があるため、紙中心だった従来の管理方法では対応が難しくなります。
企業としては、データ化された書類を安全かつ効率的に保管・共有できる体制を整える必要があります。
具体的な方法としては
- 社内サーバーやクラウドストレージに「在留資格関連」フォルダを設け、社員ごとに管理
- パスポート・在留カード・雇用契約書・顔写真データなどを定期的に更新・差し替え
- 添付ファイルに必要な形式（PDF/JPEG）やファイルサイズに関するガイドラインを社内で統一
- 書類の命名ルールを決めておく（例：2025_TaroYamada_在留カード.pdf）
セキュリティ面でもアクセス権限の設定やバックアップ体制を整え、情報漏えいや紛失を防止します。
システムトラブル時の社内対応マニュアル作成
オンライン申請では、システムエラーや通信トラブルが発生する可能性も想定しておくべきです。
とくに繁忙期や申請期限直前にトラブルが起きると、回避策がなければ致命的な業務遅延につながります。
そのため、以下のような対応マニュアルを準備しておくと安心です：
- 推奨ブラウザや動作環境（Chrome、JavaScript有効など）を明記したチェックリスト
- トラブル発生時の初期対応フロー（ブラウザ変更・キャッシュ削除など）
- 入管の問い合わせ先やサポート窓口の一覧
- 緊急時の社内連絡手段（電話、チャット、社内グループ）
- 最悪の場合の代替手段（郵送や行政書士への切り替え）に関する判断基準
こうした対策があれば、担当者が一人でも冷静に対応できます。
外国人社員への申請サポート体制の構築
外国人社員の中には、日本語が堪能でない方やITに不慣れな方もおり、自身での申請が困難なケースも少なくありません。
そのため、企業側が申請を「手伝う」体制だけでなく、「主体的に支援する」仕組みを持つことが重要です。
対応の例としては
- 多言語対応の申請案内資料を配布（英語・ベトナム語・中国語など）
- ビザ更新説明会や個別相談の実施
- 社内担当者による代行申請や、行政書士との連携支援
- 更新スケジュールや必要書類一覧を定期的に社員へ配布・通知
このようなサポート体制は、社員の安心感を高めるだけでなく、企業の信頼性にもつながります。
制度に強い社内体制が企業の信頼を高める
在留資格のオンライン更新に対応するためには、単に申請方法を知るだけでなく、社内の体制を「制度に対応できる形」に整えることが不可欠です。
申請の担当者を明確にし、書類管理やシステムトラブル時のフローを事前に構築しておけば、万が一のトラブルにも慌てずに対応できます。
また、外国人社員への支援体制も含めて整備することで、企業全体としてのリスク管理と信頼性が大きく向上します。
この機会に、自社の体制を見直し、より安心・効率的な外国人雇用の実現を目指しましょう。
在留資格のオンライン更新は「正しい理解」と「準備」がカギ
在留資格のオンライン更新制度は、時間や場所に縛られず、企業や個人にとって非常に便利な仕組みです。
とはいえ、制度には対応資格や必要書類、システム面での制限など、事前に把握すべき点が多くあります。
更新申請の対象資格を確認し、手続きの流れやエラー対策、管轄ごとの違いを理解することで、申請ミスや不受理のリスクを大きく減らすことが可能です。
特定技能など一部の資格では、申請ステップや所属機関への要件が厳格に定められているため、より一層の注意が必要です。
また、企業側が体制整備を行い、外国人社員を支援する仕組みを持つことも、継続的な雇用と信頼構築につながります。
もし迷いや不安がある場合は、行政書士などの専門家へ相談することで、安全かつ効率的な申請が可能になります。
制度を正しく理解し、準備を整えることが、スムーズな更新手続きの第一歩です。
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